Tillgänglig PDF från InDesign

Ge styckeformaten en genomtänkt koppling till PDF-taggar. En kapitelrubrik ska bli en rubrik på rätt nivå, inte ett generiskt stycke. Planera också ordningen mellan textramar, faktarutor och bilder.

Adobe beskriver bland annat Articles-panelen, förankrade objekt, alternativtext och export med taggad PDF. Dessa funktioner hjälper till att styra resultatet, men ingen enskild inställning bevisar att hela dokumentet är tillgängligt.

I Adobes aktuella vägledning används Articles-panelen för att ordna innehåll för export. Skapa en artikel och ordna dess objekt i den avsedda följden. Kontrollera Include When Exporting för artikeln och välj Use for Tagging Order in Tagged PDF i Articles-panelens meny. Aktivera dessutom Create Tagged PDF vid PDF-exporten. Följ sedan ordningen i den exporterade filen; panelens ordning är ett arbetsunderlag som fortfarande måste verifieras i resultatet.

Källor: [1], [2]

En formgiven sida kan ha flera samtidiga ingångar: ingress, två textspalter, ett citat och en faktaruta. Den som ser sidan väljer ofta själv vad som hör ihop. En linjär läsning behöver däremot en genomtänkt ordning. Bestäm var huvudtexten börjar, var den fortsätter och när ett sidospår får bryta in.

Rita gärna upp ordningen innan du börjar flytta objekt. I en intervju kan huvudtexten följas av en faktaruta om personen och därefter nästa avsnitt. Ett utdraget citat som redan finns i brödtexten kan vara en visuell upprepning. Läsaren behöver inte nödvändigtvis höra samma mening två gånger. Men en faktaruta med nya uppgifter får inte behandlas som dekoration bara för att den ligger vid sidan av.

Koppla styckeformat till avsedda rubriknivåer och andra relevanta taggtyper. Formatnamnet ”Stor mellanrubrik” är ett internt arbetsnamn; det behöver resultera i en begriplig roll i PDF:en. Kontrollera särskilt format som återanvänds för olika syften. Samma utseende betyder inte alltid samma funktion.

Välj ett prov som innehåller flera av de svåraste delarna: en bild med bildtext, en tabell, ett sidbyte och en faktaruta. Använd samma exportväg och inställningar som den slutliga leveransen, med taggad PDF aktiverad där det är tillämpligt. Ett enkelt försättsblad säger mycket lite om hur resten av rapporten kommer att fungera.

I provfilen följer du taggträdet och jämför med din planerade ordning. Kontrollera också själva innehållskopplingen: en H2-tagg måste peka på rätt underrubrik, inte bara finnas någonstans i trädet. För en förankrad bild kontrollerar du var bilden hamnar i förhållande till meningen som förklarar den.

Om ett återkommande fel går att lösa i format, förankring eller struktur i originalet bör det rättas där. Annars måste samma manuella ingrepp kanske göras efter varje export. Dokumentera de begränsningar som ändå finns kvar: vilken sorts objekt påverkas, hur felet känns igen och hur det rättas i PDF:en.

En sen textändring kan flytta rader, objekt och sidbrytningar. Kör därför om de berörda proven efter slutexporten. Jämför dessutom siffror, diagrametiketter och synlig layout med den godkända förlagan. En teknisk strukturförbättring får inte obemärkt ändra rapportens innehåll.

• Granska mappningen från styckeformat till rubrik- och stycketaggar.
• Ordna innehåll och förankra objekt där arbetsflödet kräver det.
• Skriv och kontrollera bildbeskrivningar.
• Undersök tabellernas rubriker och sammanslagningar.
• Ange metadata och välj export som skapar taggar.

Kontrollera särskilt läsordning vid sidbrytningar, långa tabeller och noter. Jämför även den synliga PDF:en med det godkända originalet. Spara vilka manuella reparationer exporten fortfarande kräver så att de inte glöms bort i nästa utgåva.