Rätta originalfilen eller den färdiga PDF:en?

En felaktig rubriknivå i Word bör i första hand rättas i Word. Samma sak gäller tabellupplägg, länktexter och bildbeskrivningar som ska återanvändas. När originalet saknas, eller exportprogrammet tappar viss struktur, kan PDF:en behöva rättas direkt.

Efterbearbetning kan vara nödvändig även när originalet är välgjort. Kontrollera exporten innan ni drar slutsatser om vad mallen klarar.

Spara en kopia av både originalfilen och den exporterade PDF:en. Välj ett representativt fel, till exempel en rubrik som inte går att navigera till. Har texten ett riktigt rubrikformat i originalet? Om svaret är nej, rätta där och exportera igen. Om svaret är ja, undersök om exporten skapade en rubriktagg och kopplade den till rätt text.

Det lilla provet skiljer ett författarproblem från ett exportproblem. Annars är det lätt att lägga timmar på PDF-rättning när ett mallbyte hade löst återkommande fel, eller att fortsätta ändra en korrekt originalfil när begränsningen ligger i exportprogrammet.

En viktig skillnad är också om dokumentet ska uppdateras. För en engångsutgåva utan original kan direkt rättning av PDF:en vara rimlig. För ett dokument som revideras varje vecka behöver du veta vilka rättningar som försvinner vid nästa export. Skriv dem som en efterbearbetningslista och avsätt tid för dem i publiceringen.

• Originalfil, mall och exportinställningar.
• En lista över ändringar som bara finns i PDF:en.
• Ett kontrollerat exempel med känd programversion.
• En rutin för ny kontroll när text, bilder eller tabeller ändras.

Tillgänglighetsarbete kan upptäcka motsägelsefulla siffror eller otydliga formuleringar. Be dokumentägaren avgöra betydelsen. En teknisk rättning ger inte rätt att ändra ett publicerat beslut.

Anta att en diagramförklaring säger 15 procent medan tabellen visar 18 procent. Lägg inte den siffra du tror är rätt i alternativtexten och lämna den synliga sidan orörd. Be dokumentägaren fastställa rätt värde och hur rättelsen ska synas. Annars får olika läsare olika besked.

Samma princip gäller gamla beslut, signerade dokument och avtalsbilagor. En ändring kan ha andra konsekvenser än att strukturen förbättras. Kom överens om hur original, bearbetad version och eventuell rättelse ska namnges och kopplas ihop. En digital signatur behöver hanteras i sitt eget arbetsflöde; redigering av en signerad fil är inte en neutral exportinställning.