Beställ tillgängliga PDF:er med tydliga krav

Ange sidantal, språk, originalprogram och svåra innehållstyper som tabeller, formulär eller matematik. Berätta om filen ska publiceras, arkiveras eller användas i en viss tjänst. Skilj krav från önskemål.

Skriv ut målstandardens version och eventuella lagkrav efter att ni har bedömt tillämpningen. Tillgänglig enligt gällande regler är för otydligt som enda tekniskt acceptanskriterium.

Ett krav på ”tillgänglig PDF” lämnar viktiga frågor obesvarade. Ange vilken fil och utgåva som ingår, vilka standardversioner som ska användas och vilka innehållstyper som behöver granskas. Om lagen kräver en viss nivå är den en del av uppdragets grund. Eventuella högre avtalskrav ska framgå separat.

Be om ett litet representativt prov före en stor beställning. Ta med ett svårt uppslag och en uppgift som en läsare ska kunna lösa. Exempel: ”Hitta ansökningsvillkoren via rubrikerna och ange beloppet för februari med rätt enhet.” Provet visar mer om arbetsmetoden än en skärmbild med gröna bockar.

Bestäm hur avvikelser hanteras. En leverantör kan rätta taggning men behöver ofta dokumentägarens beslut för en tvetydig diagramförklaring, ett oläsligt tal eller en saknad instruktion. Ange kontaktperson och vad som får ändras utan nytt sakbeslut. Det hindrar att en teknisk rättning blir en obemärkt redaktionell ändring.

Rätta den namngivna svenska rapporten om 24 sidor. Bevara text, siffror och avsedd layout. Redovisa ändringar som kräver dokumentägarens beslut. Granska mot avtalad PDF/UA-version och tillämpliga WCAG-kriterier. Leverera fil, maskinrapport, manuella kontrollresultat och praktiskt testprotokoll.

Fyll i de exakta versionerna före beställning. Exemplet är en mall för samtalet, inte en färdig juridisk kravspecifikation.

Kontrollera först identiteten: avser rapporterna samma fil som levererats? Filnamn kan återanvändas, medan en SHA-256-kontrollsumma identifierar filens byteinnehåll. Om leverantören ändrar filen efter kontrollen behöver underlagen knytas till den nya versionen. Be om tydliga versionsnamn även när kontrollsummor används.

Läs sedan resultatet som ett beslutsunderlag. Vilka kontroller kördes, med vilka verktyg och versioner? Vilka delar bedömdes manuellt? Vilka konkreta läsuppgifter provades och i vilken miljö? En post som bara säger ”skärmläsartestad” visar inte om någon undersökte tabellerna eller bara öppnade första sidan.

Skilj en godkänd kontroll från ett godkänt mottagande. Dokumentägaren behöver kunna se kvarstående brister, påverkan på läsaren och överenskommen åtgärd. En blockerande brist bör inte döljas bakom ett samlat godkänt betyg. Om leveransen omfattar många filer behöver det också framgå vilka som granskats fullständigt och hur eventuella urval gjorts.

Spara både slutfil och underlag där nästa ansvariga person hittar dem. Om någon senare byter omslag eller slår ihop filen med en bilaga behövs en ny bedömning av de delar som kan ha påverkats. Leveransprotokollet ska hjälpa det arbetet, inte bara avsluta beställningen.

En redaktör kan råka förstöra strukturen vid nästa export. Bestäm därför om mallen ska förbättras, vem som gör återkommande kontroller och vilka förändringar som utlöser ny granskning. Det minskar risken att ni köper samma reparation igen.