Gör en tillgänglig PDF från Word

Öppna Words navigeringsfönster och läs rubrikerna som en innehållsförteckning. Går det att förstå dokumentets upplägg? Saknas rubriker som syns på sidorna? En rubrik som bara är fet text visas inte nödvändigtvis i dispositionen. Tilldela rätt rubrikformat och anpassa formatets utseende, i stället för att formatera varje rubrik för sig.

Gör sedan en genomgång av innehåll som lätt tappar sin betydelse. Använd riktiga listor för uppräkningar och riktiga tabeller för data. Mellanslag och tabbar kan få kolumner att se raka ut men skapar inte relationer mellan celler. Undvik onödigt sammanslagna celler och skriv ut vilken enhet värdena har. Sätt tabellrubriker så att en läsare kan förstå en enskild uppgift utan att först läsa hela sidan.

För bilder behöver du bedöma syftet. En informationsbild behöver en beskrivning; en rent dekorativ bild ska inte få en lång beskrivning av sitt utseende. Om diagrammets data redan finns i en tabell kan bildens textalternativ förklara huvudmönstret och hänvisa till den tabellen. Kontrollera att hänvisningen fortfarande fungerar efter export.

Kör Words tillgänglighetskontroll medan originalet går att rätta. Läs både fel och varningar, men komplettera med egna frågor. Programmet kan upptäcka att en bild saknar alternativtext. Det kan inte ensamt avgöra om ”diagram” är en tillräcklig förklaring av ett viktigt budgetbeslut.

• Använd rubrikformat för rubriker och listfunktionen för listor.
• Gör tabeller så enkla som innehållet tillåter och identifiera rubrikrader.
• Skriv tydliga länktexter och granska bildbeskrivningar.
• Ange språk och dokumenttitel.
• Kör Words tillgänglighetskontroll och granska dess manuella frågor.

I den aktuella Windows-anvisningen väljer du Spara som eller Spara en kopia, filtypen PDF och sedan Alternativ. Kontrollera att ”Dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet” är valt. Menynamnen kan skilja sig mellan språk och versioner. Använd inte en utskriftsväg som en ersättning utan att ha verifierat att den bevarar strukturen.

På Mac beskriver Microsoft alternativet ”Best for electronic distribution and accessibility”, som använder en onlinetjänst. Det innebär att dokumentet skickas till Microsoft för konvertering. För dokument med begränsad hantering behöver ni därför välja en exportväg som organisationen tillåter. Ett alternativs namn är heller inget bevis på att just den exporterade filen är färdiggranskad.

Källor: [1]

Långa tabeller kan få rubriker upprepade vid sidbrytningar. Det är användbart visuellt, men kontrollera hur den exporterade tabellens struktur ser ut och om läsaren fortfarande får rätt rubrikrelationer på fortsättningssidan. Testa en cell direkt efter brytningen, inte bara första raden på första sidan.

Flytande bilder och textrutor kan hamna på en annan plats i läsordningen än den du förväntar dig från sidans utseende. Följ stycket som introducerar bilden, själva bilden och bildtexten i exporten. Om de kommer i fel ordning behöver du undersöka hur objektet är placerat och förankrat i originalet. En visuell flytt i PDF:en är inte automatiskt en strukturell rättning.

Innehåll som klistras in från Excel eller ett annat program kan bli en bild, ett inbäddat objekt eller verkligt text- och tabellinnehåll beroende på arbetsgång. Kontrollera vad du faktiskt fick. En skärmbild av en tabell kan vara lätt att placera men ger inte läsaren samma möjlighet att undersöka celler. Om den används som bild behöver informationen göras tillgänglig på ett lämpligt sätt, exempelvis i en riktig tabell.

Även länkar och korshänvisningar behöver granskas efter större redigering. En innehållsförteckning kan visa rätt rubriktext men peka på fel plats efter sammanslagning eller annan bearbetning. Aktivera några länkar till olika delar av dokumentet och kontrollera deras mål. Uppdatera fält i originalet före den slutliga exporten där arbetsgången kräver det.

Markera rubriken i originalet och ge den rätt rubrikformat. Exportera på nytt och undersök om den blev rätt H-tagg. Att enbart ändra teckenstorleken rättar inte problemet.

Kontrollera rubriker, tabeller, språk, bildbeskrivningar och länkar i exporten. Gör även en praktisk läsuppgift. Spara exportinställningar och programversion tillsammans med den kontrollerade filen. Nästa export kan behöva ny granskning även om mallen är densamma.

Gör ett avgränsat mottagartest: hitta ett avsnitt via rubrikerna, läs ett tabellvärde med dess rubriker och öppna en länk. Om PDF:ens rubriker saknas trots att Word-dispositionen var korrekt behöver du undersöka exportvägen. Om samma rubrik saknas redan i Word ligger felet tidigare i arbetsflödet. Den skillnaden avgör var en rättning blir hållbar.

Spara en fungerande exportinställning tillsammans med en kort kontrollista för dokumenttypen. Vid nästa utgåva kontrollerar du särskilt nya innehållstyper, exempelvis en ny tabell eller infogad bilaga. En tidigare godkänd export ger en bra utgångspunkt, men förändrat innehåll behöver bedömas på nytt.

Samla återkommande innehåll i en mall där rubriknivåer, listor och vanliga tabeller har genomtänkta format. Skriv en kort instruktion till redaktören om hur de ska användas. En mall hjälper bara om den som uppdaterar dokumentet vet skillnaden mellan ett rubrikformat och en manuellt förstorad textrad.

Behåll ett litet provdokument med de innehållstyper ni brukar använda. Efter byte av Office-version eller exportväg kan ni exportera det igen och jämföra resultatet. Det ger tidiga signaler om en förändring som annars kanske upptäcks först i en stor leverans.

Spara dessutom en lista över kända begränsningar. Om en viss tabelltyp kräver efterarbete ska det framgå innan nästa redaktör väljer den. Försök förbättra original och arbetsmetod så att undantagen blir färre. Dokumentationen ska göra rätt arbetssätt lätt att upprepa, inte skapa ett beroende av den person som gjorde förra exporten.