Vad ändras med PDF/UA-2?

PDF/UA-2 använder ISO 32000-2, alltså PDF 2.0. Den publicerades 2024. PDF 2.0 ger bland annat fler sätt att beskriva struktur, som Title, FENote och namnrymder för taggar. Det är inte bara en ny siffra i metadata.

Källor: [1], [2]

PDF-versionen anger vilka tekniska möjligheter filformatet har. PDF/UA-versionen anger vilken tillgänglighetsstandard filen ska följa. En namnrymd i strukturen anger vilket ordförråd en tagg hör till. De här uppgifterna besvarar olika frågor och kan inte ersätta varandra.

En fil kan vara PDF 2.0 utan att vara tillgänglig. Den kan också innehålla en tagg som ser bekant ut men behöver tolkas inom en viss namnrymd. Att söka efter namnet H1 i filen är därför inte ett tillräckligt sätt att avgöra standardöverensstämmelse.

För en beställare är den praktiska frågan vilken kombination leverantörens arbetsflöde kan skapa, kontrollera och lämna över. Be om ett provdokument med samma slags innehåll som den riktiga leveransen. En blank provsida säger nästan ingenting om hantering av noter, komplexa tabeller eller flerspråkig text.

Bestäm först vilket krav mottagaren faktiskt ställer. Exportera sedan ett prov som innehåller era svåraste tabeller, noter, språkbyten och formler. Kontrollera det med en valideringsprofil för rätt standard och prova i de läsare och hjälpmedel som ska användas.

Ett verktyg som klarar PDF/UA-1 behöver inte kunna bedöma PDF/UA-2. Detsamma gäller ett program som kan öppna PDF 2.0 men bara delvis förmedlar dess struktur till hjälpmedel.

Skriv en provmatris med en rad per arbetssteg: originalprogram, export, efterbearbetning, validering och läsmiljö. För varje steg antecknar ni version och vilket exempel som klarades. Om verktyget bara visar att filen går att öppna är det inte samma sak som att det stöder hela den struktur ni använder.

En rimlig start kan vara ett avgränsat dokumentflöde med kända mottagare. Behåll ett kontrollerat jämförelseexempel när ni byter version. Om läsningen ändras går det då att skilja skillnader i dokumentet från skillnader i programmen. Lova inte kompatibilitet med ”alla skärmläsare” utifrån ett enda prov.

PDF Associations Well-Tagged PDF beskriver struktur för återanvändning och tillgänglighet. Dess tillgänglighetsnivå är anpassad till PDF/UA-2. Använd den som tekniskt stöd, inte som en ersättning för att ange vilket krav leveransen ska uppfylla.

Källor: [3]

En ny standardutgåva betyder inte att varje befintligt dokument måste konverteras omedelbart. Utgå från det krav som gäller filen, hur den ska användas och om den befintliga versionen har kända hinder. Ett versionsbyte är motiverat när det löser ett verkligt behov och fungerar genom hela leveranskedjan.

Om ni ändå ska göra en större innehållsrevision kan det vara ett bra tillfälle att utvärdera ett nytt formatmål. Om dokumentet är en avslutad, granskad utgåva kan en teknisk konvertering skapa merarbete utan att läsaren får någon märkbar förbättring. Dokumentera beslutet så att nästa person inte blandar ihop ”äldre standardversion” med ”felaktig fil”.