| Månad | Handlagda ärenden |
|---|---|
| Januari | 12 |
| Februari | 15 |
| Mars | 18 |
Samma tre staplar kan användas för olika resonemang. I en månadsrapport kanske läsaren ska se att antalet ärenden ökar jämnt. I en resursdiskussion kanske jämförelsen med arbetade timmar är viktigare. Diagrammets textalternativ ska passa det faktiska syftet på den plats där diagrammet används.
För det här exemplet väljer vi ett avgränsat syfte: visa utvecklingen från januari till mars och ge tillgång till varje månadsvärde. Den korta beskrivningen förklarar förändringen. Tabellen ger detaljerna. Tillsammans låter de läsaren både förstå budskapet och göra en egen jämförelse.
Det finns ingen anledning att beskriva blått om färgen bara är ett formval. Om färger däremot skiljer olika serier behöver deras betydelse framgå. Skriv då vad serierna representerar, inte enbart vilka kulörer som används.
Före
Tre blå staplar.
Efter
Antalet handlagda ärenden ökar från 12 i januari till 18 i mars. Exakta månadsvärden finns i tabellen efter diagrammet.
Därför fungerar det Beskrivningen förmedlar förändringen och hjälper läsaren att hitta detaljer. Hänvisningen förutsätter att tabellen verkligen finns på den angivna platsen.
Källor: [1]
”Diagram över ärenden” identifierar ämnet men säger inget om det viktiga mönstret. Det kan vara för lite när diagrammets funktion är att visa en ökning. ”Ärendena ökade kraftigt tack vare den nya metoden” ger mer information, men både värdeordet och orsaken går utöver vad den här tabellen ensam visar.
”Antalet handlagda ärenden ökade från 12 i januari till 18 i mars” är däremot en kontrollerbar beskrivning av underlaget. Om februari är betydelsefull kan du lägga till att värdet var 15 och att ökningen var tre ärenden per månad. Om tabellen finns direkt efter diagrammet behöver alla värden inte pressas in i samma korta alternativtext.
Läs formuleringen utan att titta på diagrammet. Går perioden och mängden att förstå? Jämför sedan varje påstående med data. Den här lilla redaktörsövningen hjälper till att upptäcka både tomma beskrivningar och självsäkra tolkningar som saknar stöd.
Ökningen från januari till mars är 6 ärenden. Relativt januari är ökningen 6 delat med 12, alltså 50 procent. Detta går att räkna ut från tabellen. Det säger inget om varför ökningen inträffade.
Skriv därför inte att en ny arbetsmetod har ökat produktiviteten med 50 procent. Diagrammet visar varken arbetsinsats, orsak eller hur svåra ärendena var.
- Stämmer start- och slutvärden med underlaget?
- Är perioden och enheten tydliga?
- Går tabellen att hitta utan att se sidan?
- Ger texten samma budskap som diagrammet, utan en påhittad orsak?
- Behöver diagrammets övriga mönster också förklaras?
Fler serier, osäkerhetsintervall eller viktiga avvikelser kan kräva en längre text. Lägg den i dokumentets vanliga läsning och knyt den tydligt till diagrammet. En mycket lång alternativtext är inte alltid den bästa platsen för en fullständig analys.
En längre förklaring bör gå att navigera som vanlig text. Börja med huvudmönstret, förklara relevanta undantag och ange var detaljerna finns. För osäkerhetsintervall behöver läsaren också förstå vad intervallet representerar; den uppgiften ska hämtas från dokumentets sakunderlag, inte gissas från formen.
Undvik onödig dubblering. Om samma förklaring finns som synlig brödtext kan bildens alternativ vara kortare och tydligt knyta an till den. Prova hela följden av rubrik, bild, beskrivning och tabell så att en läsare varken missar information eller får samma långa analys flera gånger.
Källor
Exemplen är våra egna om inget annat anges. Guiderna skiljer på lagkrav, standarder och praktiska råd. En godkänd maskinkontroll räcker inte för att bedöma hela dokumentets tillgänglighet.