En informativ bild behöver ett textalternativ som förmedlar dess relevanta information. En dekorativ bild ska normalt inte avbryta läsningen med en onödig beskrivning. En bild som är en länk behöver ett begripligt syfte.
Det finns ingen allmän regel att varje alternativtext måste ha exakt ett visst antal tecken. Gör den så kort som möjligt utan att tappa det viktiga. Lägg längre förklaringar där de går att läsa och hitta.
Börja med att formulera varför bilden finns i dokumentet. Ett foto kan visa hur en anslutning ska monteras, identifiera en byggnad eller skapa stämning. Samma bild kan därför behöva olika behandling i olika texter. Alternativtexten ska hjälpa läsaren med den aktuella uppgiften, inte göra en fullständig inventering av allt som råkar synas.
Säg att en instruktion visar två uttag och en kabel. ”Två svarta uttag och en vit kabel” beskriver utseendet men förklarar inte monteringen. Om syftet är att visa var kabeln ska anslutas behöver beskrivningen återge just den uppgiften. Kontrollera mot bilden och instruktionen vilket uttag som faktiskt avses; gissa inte utifrån vanliga produkter.
Läs sedan brödtext, bildtext och alternativtext tillsammans. Om samma förklaring upprepas tre gånger blir dokumentet tungt att lyssna på. Flytta hellre en viktig instruktion till den synliga texten, så får fler läsare nytta av den. Bildens textalternativ kan då vara kortare och beskriva det som återstår att förstå.
Före
En röd dörr i en grå vägg.
Efter
Tillgänglig entré på gårdssidan. Dörröppnaren sitter till höger om dörren.
Därför fungerar det I en besöksinstruktion är vägen in viktigare än dörrens färg. Texten får bara ange sådant som bilden och det kontrollerade underlaget stöder.
En organisationskarta kan ha namn, avdelningar och rapporteringsvägar. En planritning kan visa mått, dörrar och rörelseriktningar. För sådana bilder behöver du avgöra vilka relationer läsaren ska kunna undersöka. En mening som bara beskriver bildtypen återger inte relationerna.
En möjlig lösning är en kort beskrivning vid bilden och en längre strukturerad förklaring i dokumentet. För ett diagram kan en tabell bära exakta värden medan ett stycke förklarar huvudmönstret. För ett flödesschema kan en numrerad text beskriva valen och vart varje svar leder. Välj representation efter informationen, inte efter en fast teckengräns.
Kontrollera också hur läsaren hittar den längre förklaringen. Den ska ligga på en begriplig plats eller gå att nå via en tydlig hänvisning. Att säga ”se tabellen” hjälper inte om det finns sex tabeller utan namn, eller om tabellen själv är en otaggad bild.
Automatisk bildbeskrivning kan ge ett utkast. Kontrollera siffror, riktningar, namn och sådant bilden inte faktiskt visar. Låt aldrig modellen fylla i en ramp, trend eller säkerhetsfunktion för att den verkar rimlig.
Var extra försiktig med slutsatser om orsak, känslor, identitet och säkerhet. En bild kan visa en ökning utan att förklara vad som orsakade den. Ett foto kan visa en person utan att styrka personens namn. Skriv bara det beskrivningen behöver och underlaget stöder. För osäkra uppgifter är rätt åtgärd att fråga dokumentägaren, inte att formulera en självsäker gissning.
För ett diagram kan kort alternativtext ange vad diagrammet visar och peka på en närliggande förklaring. En datatabell kan ge exakta värden. Läsaren behöver både kunna förstå poängen och kontrollera detaljerna när de är betydelsefulla.
Källor
Exemplen är våra egna om inget annat anges. Guiderna skiljer på lagkrav, standarder och praktiska råd. En godkänd maskinkontroll räcker inte för att bedöma hela dokumentets tillgänglighet.