EU:s webbtillgänglighetsdirektiv och PDF

Webbtillgänglighetsdirektivet ligger bakom nationella regler för offentliga organs webbplatser och mobilappar. Det omfattar mer än startsidan: dokument som används i tjänsten behöver också bedömas. Direktivet innehåller dessutom krav på tillgänglighetsredogörelse, återkoppling och uppföljning.

Källor: [1]

Ett direktiv anger vad medlemsstaterna ska uppnå och genomförs genom nationella regler. Webbtillgänglighetsdirektivet är därför en gemensam grund, medan en svensk dokumentägare också behöver läsa DOS-lagen och dess kompletterande regler. Det är där den svenska tillämpningen, tillsynen och möjligheten att begära tillgänglig information blir konkreta.

Direktivets huvudgrupp är offentliga organ: staten, regionala och lokala myndigheter samt vissa offentligrättsliga organ och sammanslutningar. Det går inte att avgöra tillämpningen enbart från organisationens namn. Ett kommunalt eller offentligt finansierat bolag behöver bedömas utifrån definitionerna och den nationella regleringen.

För PDF-arbetet är publiceringssammanhanget viktigt. En PDF som är en del av en myndighets webbplats hör till innehållet som måste undersökas. En extern leverantörs inblandning gör inte automatiskt filen till ett undantaget tredjepartsinnehåll; villkoren för sådant innehåll behöver prövas särskilt.

Källor: [2]

För varje PDF, skriv ner vem som publicerar den, var den finns, när den publicerades och vad den används till. Skilj en historisk rapport från en blankett som behövs för att söka stöd i dag. Ett gammalt publiceringsdatum avgör inte ensamt om dokumentet är undantaget.

Artikel 1.4 a gäller kontorsfilformat som publicerades före den 23 september 2018. Undantaget omfattar inte sådant innehåll som behövs för aktiva administrativa processer som hör till det offentliga organets uppgifter. PDF är ett av formaten som berörs. Åldern är alltså ett villkor att undersöka, inte hela bedömningen.

Anta att kommunen har en äldre redovisning från ett avslutat projekt och en lika gammal bilaga som fortfarande måste lämnas med en ansökan. Redovisningen kan vara historiskt material. Bilagan kan vara en nödvändig del av en process som används i dag. Att de ligger i samma mapp förändrar inte deras olika funktioner.

Det finns även ett särskilt undantag för arkiverade webbplatser under vissa villkor. Att kalla en mapp ”Arkiv” gör inte automatiskt innehållet till ett sådant arkiv. Och ”gammal PDF” betyder inte samma sak i alla tillgänglighetslagar: EAA:s dokumentövergångar använder andra datum och villkor. Håll isär reglerna när ni inventerar.

Källor: [2]

Använd inventeringen som ett arbetsunderlag för redaktionen. Registrera dokumentägare, version, publiceringsplats och vilka uppgifter läsaren måste kunna utföra. Skilj juridiskt undantagna dokument från dokument som omfattas men ännu inte har rättats. De senare blir inte undantagna bara för att arbetet ligger i en kö.

Bestäm också vem som tar emot återkoppling. En läsare som inte kan använda en blankett behöver en fungerande väg framåt, inte en hänvisning mellan webbteam, kommunikatör och leverantör. En tydlig kontaktväg och en dokumenterad hantering gör skyldigheterna möjliga att arbeta med i vardagen.

• Identifiera nationell lag och ansvarig tillsynsmyndighet.
• Dokumentera skälen om ni bedömer att ett undantag gäller.
• Prioritera dokument som människor behöver för aktuella tjänster.
• Låt redogörelse och kontaktväg spegla de brister som faktiskt finns.