GOV.UK:s vägledning gäller Public Sector Bodies (Websites and Mobile Applications) (No. 2) Accessibility Regulations 2018. Den anger WCAG 2.2 AA och en publicerad tillgänglighetsredogörelse. Reglerna kompletterar befintliga skyldigheter enligt Equality Act respektive nordirländsk diskrimineringslagstiftning.
Källor: [1]
En offentlig organisation behöver bedöma dokument som ingår i dess webbplats även när en konsult har skrivit eller formgett dem. Outsourcing flyttar inte automatiskt ansvaret för publiceringen. Det är därför klokt att beskriva tillgänglighetskraven i uppdraget innan leveransen kommer, och bestämma hur brister ska rättas.
Reglerna innehåller organisationsundantag och partiella undantag. GOV.UK beskriver bland annat särskilda förhållanden för skolor och förskolor, där innehåll som behövs för att använda deras tjänster fortfarande är centralt. En etikett som ”skolmaterial” ger alltså inte ett generellt undantag för alla dokument.
För dokumentägaren är en bra första sortering: vilken organisation tillhandahåller informationen, vilken tjänst hör den till och vilken uppgift behöver läsaren utföra? Den sorteringen behövs före den tekniska kontrollen av filen.
Vissa äldre PDF:er kan undantas, men inte enbart på grund av ålder när dokumentet behövs för att använda en tjänst. En blankett som fortfarande krävs behöver därför en särskild bedömning.
Källor: [1]
”Disproportionate burden” är en avgränsad möjlighet som kräver en faktisk bedömning. GOV.UK anger bland annat organisationens resurser, åtgärdernas kostnad och nyttan för personer med funktionsnedsättning som relevanta faktorer. Brist på tid eller kunskap är inte i sig ett tillräckligt skäl, och bedömningen behöver ses över när omständigheterna ändras.
För ett PDF-arkiv bör bedömningen bygga på kännedom om materialet. Hur många filer finns, vad innehåller de och vilka används i aktuella tjänster? En stor totalsiffra säger lite om kostnaden för att rätta de få dokument som är avgörande för en ansökan. På samma sätt säger en låg nedladdningssiffra inte att materialet saknar betydelse för den som behöver det.
Skilj bedömningen av ett undantag från er arbetsprioritering. En plan för att rätta något om tre månader gör det inte automatiskt undantaget i dag. Redovisa faktiska brister och relevanta undantag i tillgänglighetsredogörelsen, och ha en fungerande väg för att begära information i ett användbart format.
Anta att en familj behöver en äldre blankett för att ange kostbehov. Börja med uppgiften: kan familjen hitta, förstå och lämna informationen? Att filen ligger i en gammal mapp besvarar inte den frågan. Kartlägg också hur någon begär ett tillgängligt alternativ.
Ange om kunden är en offentlig aktör och vilka dokument som ingår. Skilj den rättsliga bedömningen från de tester leverantören ska utföra. Den här översikten behandlar inte alla privata verksamheters skyldigheter eller varje undantag i reglerna.
Ett användbart uppdrag kan avgränsa en viss rapportserie, ange WCAG 2.2 AA enligt den aktuella vägledningen och begära både innehållsgranskning och dokumenterade tester. Lista tabeller, diagram, formulär och språk så att leverantören vet vilket arbete som ingår.
Begär sedan ett leveransprotokoll som går att läsa utan specialkunskaper: vad fungerade, var fanns brister, vad ändrades och vad återstår? Det hjälper organisationen att hålla tillgänglighetsredogörelsen uppdaterad och att svara på konkreta frågor från läsare. En teknisk rapport kan vara bilaga, men bör inte vara det enda beskedet.
Källor
Exemplen är våra egna om inget annat anges. Guiderna skiljer på lagkrav, standarder och praktiska råd. En godkänd maskinkontroll räcker inte för att bedöma hela dokumentets tillgänglighet.