DOS-lagen och PDF:er i offentlig service

DOS-lagen gäller digital service från offentliga aktörer. Begreppet omfattar mer än statliga myndigheter och kommuner; vissa andra organisationer kan också omfattas. Kontrollera definitionerna i lagen för den aktuella verksamheten.

Lagen ställer krav på tillgänglighet och på en tillgänglighetsredogörelse med en väg för återkoppling. En PDF som används i den digitala servicen ska därför finnas med när verksamheten undersöker sitt innehåll.

Källor: [1]

Statliga och kommunala myndigheter ingår, liksom beslutande församlingar i kommuner och regioner. Lagen räknar också upp offentligt styrda organ och vissa sammanslutningar. Ett offentligt styrt organ måste uppfylla lagens villkor om behov i det allmännas intresse som inte är av industriell eller kommersiell karaktär, samt offentlig finansiering, kontroll eller styrelseutnämning; det räcker inte att organisationen samarbetar med en kommun.

Därutöver jämställs vissa privata aktörer med offentliga aktörer. Det gäller bland annat yrkesmässig verksamhet inom angivna delar av skola, hälso- och sjukvård, tandvård och social omsorg som till någon del är offentligt finansierad. Lagen har också en bestämmelse om vissa enskilda utbildningsanordnare med examensrätt och huvudsaklig statsbidragsfinansiering.

Bedöm därför organisationen och den aktuella servicen var för sig. Lagen innehåller verksamhets- och innehållsundantag. För skolområdet finns exempelvis en avgränsning där väsentliga administrativa funktioner har betydelse. ”Vi är en friskola” eller ”vi är ett aktiebolag” är inte en tillräcklig slutsats om varje publicerad PDF.

Källor: [1]

Diggs aktuella vägledning hänvisar till EN 301 549 V3.2.1 och WCAG 2.1. För dokument behöver kraven omsättas till sådant som går att granska: textalternativ för bilder, struktur för rubriker och tabeller, meningsfull läsordning, kontrast, språk och fungerande länkar eller formulär där sådana finns.

Att spara om en fil med alternativet ”taggad PDF” visar inte att dessa krav är uppfyllda. Be den som granskar att beskriva både tekniska fynd och användarproblem. För en ansökningsbilaga kan ett avgörande prov vara att hitta villkoren, förstå vilka uppgifter som krävs och nå rätt länk för inlämning.

Om dokumentet ska publiceras i både HTML och PDF behöver redaktionen bestämma hur versionerna hålls samstämmiga. En bättre webbsida är ofta värdefull, men ett HTML-alternativ är inte en generell dispens för allt PDF-innehåll ni samtidigt tillhandahåller.

Källor: [2]

Lagen medger i vissa fall undantag för oskäligt betungande anpassning. Det är en bedömning som ska kunna motiveras, inte ett generellt frikort för stora dokumentmängder. Även när innehåll är undantaget kan bestämmelser om att lämna tillgänglig information på begäran bli relevanta.

Källor: [1]

Tillgänglighetsredogörelsen ska spegla den digitala servicen och dess kända brister. En allmän ambition om att ”sträva efter tillgänglighet” ersätter inte information om vad som inte fungerar. För dokument kan en beskrivning ange vilken sorts material som har problem och hur någon får hjälp.

Enligt 13 § ska det finnas en funktion för att meddela brister och göra en begäran om tillgängliggörande. Meddelanden om brister ska besvaras så snart som möjligt. För de undantag som räknas upp i 15 § ska en berättigad och rimlig begäran tillgodoses utan onödigt dröjsmål. Om en sådan begäran avslås helt eller delvis kan personen begära ett skriftligt, motiverat beslut.

Det här kräver en faktisk arbetsgång. Vem läser meddelandet? Vem kan få fram originalfilen? Vem avgör om informationen ska lämnas som rättad PDF, tillgänglig webbsida eller på annat lämpligt sätt? Registrera svaret och följ upp det rapporterade hindret. Digg utövar tillsyn; ansvaret för att hantera den egna servicen ligger kvar hos aktören.

Källor: [1], [2]

Riksdagens konsoliderade lagtext kan visa både nuvarande och framtida lydelser. Den här översikten utgår från vad som gäller vid källkontrollen, inte en ändring som ännu inte har trätt i kraft. Tekniska krav behöver dessutom läsas tillsammans med tillämpliga föreskrifter och standardhänvisningar.