HTML anpassar sig normalt lättare till skärmstorlek och textförstoring. Det passar instruktioner, villkor som ändras ofta och information som människor behöver hitta snabbt på mobilen. PDF kan passa när en fast sidlayout, nedladdning eller en bestämd dokumentversion har ett tydligt värde.
Att flytta text till HTML gör den inte automatiskt tillgänglig. Även webbsidan behöver rätt struktur, kontrast och fungerande interaktioner.
En utbildning publicerar behörighetskrav, sista ansökningsdag och vilka intyg som behövs. I en PDF kan allt ligga samlat och se prydligt ut. Men den som öppnar länken på bussen behöver kanske först ladda ned filen, zooma, flytta sig i sidled och leta efter det enda datumet.
På en webbsida kan samma information ordnas med tydliga rubriker och en direkt väg till ansökan. Redaktören uppdaterar en källa när datumet ändras. En PDF kan fortfarande erbjudas för den som vill spara terminens regler, men den bör ha en tydlig versionsbeteckning och en länk tillbaka till aktuell information.
Det här är ett redaktionellt formatval. Börja med vad människor försöker göra, inte vilket exportkommando som finns i ordbehandlaren. En formell bilaga med bestämd paginering kan motivera PDF. En instruktion på sex meningar behöver sällan ett separat dokument enbart för att organisationens mall har en snygg sidfot.
| Läsarens behov | Rimlig utgångspunkt |
|---|---|
| Läsa en kort instruktion på mobilen | Publicera instruktionen på webbsidan. |
| Spara en bestämd version av en rapport | Erbjud en tillgänglig PDF och gör centrala resultat lätta att hitta på webben. |
| Fylla i en ansökan | Pröva ett tillgängligt webbformulär innan ni väljer en PDF-blankett. |
Bestäm vilken version som är original och vem som uppdaterar den andra. Skriv versionsdatum och låt länkarna beskriva innehållet. Två olika besked om en sista ansökningsdag skapar ett nytt hinder även om båda filerna har bra teknik.
En HTML-version är inte ett automatiskt undantag från de krav som gäller den PDF ni också publicerar. Bedöm format och rättslig tillämpning var för sig.
Lika information betyder mer än samma brödtext. Kontrollera att tabellvärden, bildförklaringar, länkmål, kontaktuppgifter och bilagor också finns i båda versionerna när de behövs. Om PDF:en innehåller fullständiga villkor medan HTML-sidan bara har en sammanfattning är de inte likvärdiga alternativ.
Gör en rutin för ändringar. När originalet uppdateras ska den ansvarige veta vilka versioner som måste följas åt. För en daterad rapport kan det vara bättre att publicera en tydligt märkt rättelse än att ersätta filen i tysthet. För en löpande instruktion kan samma webbadress behållas medan innehållet uppdateras. Beslutet beror på dokumentets användning, inte en generell regel om vilket format som alltid är bäst.
Källor
Exemplen är våra egna om inget annat anges. Guiderna skiljer på lagkrav, standarder och praktiska råd. En godkänd maskinkontroll räcker inte för att bedöma hela dokumentets tillgänglighet.