De reviderade 508-standarderna omfattar federal IKT. E205 behandlar elektroniskt innehåll, bland annat publikt innehåll och angivna kategorier av intern officiell kommunikation. Dokument kan därför vara relevanta även när de inte ligger öppet på webben.
Källor: [1]
Federal syftar på USA:s federala förvaltning, till skillnad från delstater, kommunala organ och privata företag. Section 508 rör myndigheternas utveckling, inköp, underhåll och användning av IKT. En leverantör kan möta kraven genom ett federalt uppdrag, men det betyder inte att varje amerikanskt företag automatiskt har samma dokumentkrav.
E205.2 behandlar publikt elektroniskt innehåll. E205.3 omfattar angivna former av officiell kommunikation som inte är publik. Där finns bland annat krismeddelanden, beslut i administrativa ärenden, policy- och programmeddelanden, information om förmåner eller anställning, formella mottagningsbekräftelser, enkäter, mallar, formulär och utbildningsmaterial. Även intranätinnehåll utformat som webbsidor ingår i uppräkningen.
Ett utbildningshäfte för anställda kan alltså vara relevant fast det aldrig har publicerats på en öppen webbplats. Börja med innehållets användning och den beställande myndighetens krav, inte med frågan om en sökmotor kan hitta filen.
Källor: [1]
E205.4 hänvisar till WCAG 2.0 A och AA. För icke-webbdokument anges undantag för kriterierna 2.4.1, 2.4.5, 3.2.3 och 3.2.4. Skriv inte automatiskt WCAG 2.2 som det lagstadgade kravet i just den hänvisningen.
De fyra undantagen gäller att hoppa över upprepade block, flera sätt att hitta innehåll, konsekvent navigering och konsekvent identifiering inom de berörda kriteriernas räckvidd. De tar inte bort andra krav på exempelvis bildalternativ, rubriker, meningsfull ordning eller tangentbordsåtkomst till dokumentets funktioner.
E205.4.1 beskriver också hur ord som ”web page” ska läsas som ”document” när kriterierna tillämpas på icke-webbdokument. Det gör att granskningen behöver följa dokumentet som helhet, i stället för att okritiskt använda en checklista avsedd för webbplatser.
Källor: [1]
En leverantör skickar bara en PDF/UA-rapport. Beställaren behöver då fråga hur kraven för den aktuella leveransen har bedömts, inklusive sådant som rapporten inte testar. PDF/UA kan vara ett tekniskt stöd men är inte en fullständig ersättning för bedömningen mot E205.4.
- Vilka dokument och användaruppgifter som ingår.
- Vilka delar av 508-standarderna som är tillämpliga.
- Vilka kontroller som utförs manuellt respektive maskinellt.
- Hur brister, avgränsningar och filversioner redovisas.
Anta att uppdraget omfattar ett utbildningshäfte med övningar och ett separat PDF-formulär. Be beställaren bekräfta vilka delar av 508-standarderna som ska bedömas och om avtalet också ställer ytterligare krav. Ta sedan fram testuppgifter för varje dokument: hitta en lektion, förstå en bildinstruktion, läsa en tabell och fylla i formuläret.
En resultatrad kan ange kriteriet, vilken sida eller funktion som bedömts, metoden och en förklaring till utfallet. För ett fält räcker det exempelvis inte att skriva ”tangentbord: godkänt” om det saknas uppgift om vilken ordning fälten får fokus och hur deras namn presenteras.
Håll samma noggrannhet vid leverans. Rapporten ska avse filerna som myndigheten faktiskt får. Om mallar ingår behöver beställaren också veta hur nya dokument ska skapas utan att strukturen förstörs. Ett välgjort exempel är värdefullt, men det bevisar inte att varje framtida export ur mallen blir korrekt.
Källor
- Revised 508 Standards and 255 GuidelinesU.S. Access Board
Exemplen är våra egna om inget annat anges. Guiderna skiljer på lagkrav, standarder och praktiska råd. En godkänd maskinkontroll räcker inte för att bedöma hela dokumentets tillgänglighet.