Vad gör en PDF tillgänglig?

En tillgänglig PDF låter läsaren följa texten i rätt ordning, hitta med rubriker och förstå information i bilder och tabeller. Den som använder tangentbord ska kunna nå länkar och eventuella formulärfält. Den som förstorar dokumentet behöver fortfarande kunna läsa innehållet.

PDF-taggar beskriver innehållets funktion: rubrik, stycke, lista, tabell eller bild. De ändrar ofta inte utseendet. Därför kan två sidor se likadana ut men fungera helt olika med hjälpmedel.

Tänk dig ett beslut på fyra sidor. Den som ser sidan kan skanna rubrikerna, hoppa över logotypen och hitta sista svarsdag i en ruta. Det sker nästan utan eftertanke. För att andra läsare ska kunna göra samma sak måste dokumentet förmedla mer än bokstävernas placering.

En skärmläsare är ett program som presenterar text och struktur med tal eller på en punktskriftsskärm. Användaren kan till exempel be om en lista över rubriker, hoppa mellan länkar eller flytta sig mellan tabellceller. Om beslutets rubriker bara är större bokstäver kan den genvägen saknas. Då kan läsaren behöva lyssna igenom hela dokumentet för att hitta överklagandeinformationen.

En annan läsare ser texten men behöver förstora den kraftigt. För den personen kan täta spalter, svag kontrast och hänvisningar som ”se rutan till höger” skapa problem. Ytterligare en person använder tangentbord eller annan inmatning och behöver nå en länk utan att träffa den med musen. Samma dokument måste fungera för flera sätt att läsa; en enda automatisk kontroll täcker inte alla dessa situationer.

På en sida står ”Ansökan om resebidrag”, följt av en kort instruktion, tre villkor och en länk till ansökan. I den synliga layouten kan rubriken vara blå och villkoren ha små fyrkanter framför sig. I den logiska strukturen behöver dokumentet i stället ange en rubrik, ett stycke, en lista med tre poster och en länk med ett begripligt namn.

Det betyder inte att formgivningen måste tas bort. Den synliga sidan och den logiska strukturen beskriver samma innehåll för olika användningssätt. Ett vanligt fel är att lägga till taggar utan att kontrollera sambanden. Om listans tredje villkor hamnar före instruktionen har dokumentet blivit taggat men fortfarande svårt att förstå.

En skannad sida har ytterligare ett steg: bokstäverna kan vara pixlar i en bild. Textigenkänning, OCR, kan göra dem sökbara. Men OCR vet inte säkert att ett visst stycke är en instruktion eller att siffran 1 500 är ett belopp. Texten måste granskas och struktureras efteråt.

• Innehåll: begripliga instruktioner, tydliga länkar och förklaringar till bilder.
• Utseende: läsbar text, tillräcklig kontrast och information som inte bara visas med färg.
• Struktur: rätt taggar, språk, läsordning och tabellrubriker.
• Användning: prova att hitta, läsa och utföra uppgifter i den färdiga filen.

Öppna en kopia av dokumentet och försök markera en mening. Om bara en hel sidbild går att markera kan dokumentet vara skannat. Om texten går att markera, kopiera ett stycke med några siffror och specialtecken. Ett fel i kopieringen är en anledning att undersöka textrepresentationen; ett korrekt resultat bevisar däremot inte att resten fungerar.

Titta sedan på dokumentets disposition. Finns strukturella rubriker som går att navigera med, eller bara bokmärken och visuellt stor text? Bokmärken kan vara användbara men ersätter inte rubrikernas roll i innehållet. Kontrollera ett avsnitt som ligger en bit in i filen, så att du inte bara bedömer försättsbladet.

Välj därefter en bild eller tabell och formulera dess viktigaste uppgift i ord. Går samma uppgift att få fram utan att tolka bildens utseende? För ett diagram kan det finnas en välskriven beskrivning och en datatabell. För en tabell behöver värdena höra ihop med rätt rubriker. Om du saknar verktyg eller erfarenhet för att undersöka strukturen, notera frågan som öppen i stället för att gissa.

Det här är en första orientering, inte en fullständig tillgänglighetsgranskning. Den hjälper dig att upptäcka uppenbara hinder och välja nästa steg. En skannad beslutssida, en välstrukturerad Word-export och en avancerad formgiven rapport kan behöva helt olika insatser.

Välj en uppgift som dokumentet ska lösa. I en rapport kan det vara att hitta årets resultat och förstå vilken period beloppet gäller. Testa den uppgiften efter export, även om programmet inte rapporterar några fel.

Gör ett litet prov innan du beställer rättning av ett helt arkiv. Välj en sida med rubriker, en med en tabell och en med ett diagram. Skriv vilken information en läsare ska kunna få fram på varje sida. Exempelvis: ”Hur stort är bidraget, vem får söka och när stänger ansökan?” Prova sedan rubriknavigering, tabellens rubrikrelationer och diagrammets textalternativ mot just de frågorna.

När något inte fungerar, beskriv hindret konkret. ”Tabellen är dålig” hjälper mindre än ”När jag flyttar till 1 500 får jag inte veta att beloppet gäller kronor per person”. Det senare går att rätta och kontrollera igen. Spara en sådan observation tillsammans med verktygsrapporterna. Då får nästa person ett problem att lösa, inte bara ett färgat betyg.

Om innehållet främst är en instruktion som ska läsas i mobilen och uppdateras ofta kan en webbsida vara ett bättre förstaval. HTML kan anpassas till skärmens bredd och gör löpande ändringar enklare. En PDF kan fortfarande behövas för ett fast dokument eller en viss leverans. Beslutet bör utgå från användningen, inte från att organisationen alltid har publicerat bilagor.

En tillgänglig PDF börjar ofta före själva PDF-filen. Redaktören behöver skriva begripligt och ge innehållet en tydlig disposition. Formgivaren behöver bevara sambanden i layouten. Den som exporterar behöver rätt inställningar. Granskaren behöver kontrollera slutresultatet. En person kan ha flera av rollerna, men arbetsmomenten försvinner inte för det.

Bestäm också vem som äger nästa uppdatering. Om en korrigerad PDF ersätts av en ny export från ett oförbättrat original kan tidigare arbete gå förlorat. Spara därför både källfil, fungerande inställningar och ett kort underlag om vad som behöver kontrolleras. Det gör tillgänglighet till en del av dokumentets förvaltning.