Tillgängliga PDF:er i Norge

Uu-tilsynet beskriver dokument som en del av den webblösning de publiceras i. Myndigheten rekommenderar att man överväger HTML och ger särskild vägledning för Word och PDF. Offentlig och privat sektor har inte genomgående identiska krav.

Källor: [1], [2]

Norges regler om universell utformning av IKT berör både offentlig och privat sektor, men kravnivåerna är inte identiska. Uu-tilsynets dokumentvägledning beskriver WCAG 2.0 som grund för privat sektor och WCAG 2.1 för offentlig sektor. Det är de kriterier som har införts i det norska regelverket som behöver identifieras, inte ett antagande om att varje kriterium i en hel WCAG-version gäller överallt.

I ett leveransuppdrag bör beställaren därför ange om dokumentet hör till en offentlig eller privat webblösning och vilka norska krav som är relevanta. Kravlistan på Uu-tilsynets webbplats går att filtrera efter sektor och lösning. Använd den tillsammans med dokumentvägledningen när ni upprättar granskningsplanen.

För offentlig sektor finns också krav på tillgänglighetsförklaring. Brister i PDF:er på webbplatsen behöver ingå i den bedömningen. Att en fil har köpts in från en svensk leverantör förändrar inte vilket regelverk den norska publicerande verksamheten behöver följa.

Källor: [3], [2]

Vägledningen tar upp undantag för vissa dokument publicerade före den 1 februari 2022, med betydelse bland annat för dokument som behövs i aktiva administrativa processer. Använd inte datumet som ett generellt undantag för varje norsk PDF.

Med aktiv administrativ process avses här mer än ett digitalt formulär. Dokumentet kan vara en instruktion om vilka underlag en ansökan behöver innehålla eller information som behövs för att få del av en tjänst. Frågan är om läsaren behöver materialet för att göra det som tjänsten är till för.

Skriv därför två separata uppgifter i inventeringen: när filen publicerades och vad den används till nu. ”2019, används fortfarande som bilaga till ansökan” ger en annan bedömningsgrund än ”2019, avslutad redovisning som inte används i en aktiv process”. För offentliga verksamheter behöver även undantaget innehåll hanteras korrekt i tillgänglighetsförklaringen.

Källor: [1]

En gammal PDF kan ligga i ett arkiv och ändå vara den enda vägen att ansöka om en aktuell tjänst. Notera både publiceringsdatum och faktisk användning innan ni prioriterar bort den. Om innehållet kan publiceras som en webbsida eller ett webbformulär, bedöm det alternativet också.

• Fråga vilken verksamhet och publicering leveransen avser.
• Be om exakt rättslig eller avtalad standardhänvisning.
• Bestäm vilka filer och formulär som ingår.
• Redovisa tekniska och praktiska kontroller på samma filversion.

Anta att en norsk verksamhet ska publicera en rapport med tio tabeller och två diagram. Beställningen bör ange språk, publiceringsplats, kravgrund och vilka funktioner som ska provas. Skriv exempelvis att läsaren ska kunna hitta sammanfattningen med rubriknavigering, identifiera år och enhet för tabellvärden och förstå diagrammens jämförelser genom text.

Be leverantören redovisa vilka delar som kontrollerats maskinellt, vilka som har bedömts redaktionellt och vilka som har provats med hjälpmedel. Om dokumentet har både bokmål och engelska ska språkbytena ingå i kontrollen. Det räcker inte att översätta rubriken på en svensk kontrollrapport och lämna resten ospecificerat.

Bedöm också publiceringsformen. Om rapportens viktigaste del är en kort instruktion som ofta ändras kan den vara enklare att använda som HTML. Behåll PDF när det finns ett tydligt behov av en bestämd dokumentversion, men låt formatvalet ingå i arbetet innan allt innehåll har låsts till sidlayouten.