PDF/A begränsar hur PDF får användas för att underlätta bevarande över tid. PDF/UA beskriver hur PDF-tekniken används för tillgänglighet. Bokstaven A i PDF/A betyder alltså inte att filen automatiskt är tillgänglig för hjälpmedel.
Vissa PDF/A-nivåer ställer strukturkrav. Det gör dem ändå inte likvärdiga med PDF/UA. Specificera exakt del och nivå för PDF/A samt version för PDF/UA.
PDF/A finns i flera delar och med olika regler för vad en fil får innehålla. Delarna 1, 2 och 3 använder nivåbeteckningar som a och b; del 2 och 3 har också u. I förenklade ord handlar b om visuell återgivning, u tillför krav på tecknens Unicode-representation och a innehåller ytterligare strukturkrav. PDF/A-4 har ett annat upplägg och ska inte beskrivas genom att mekaniskt lägga samma nivåbokstäver efter siffran.
Det viktiga för en beställare är att ”arkiv-PDF” inte är ett entydigt leveranskrav. Fråga arkivet vilken del och eventuell nivå som behövs. Kontrollera sedan att publiceringsverktyget faktiskt kan skapa den kombination ni har valt, tillsammans med det separat angivna tillgänglighetsmålet.
En text kan se rätt ut i en PDF/A-fil samtidigt som rubrikerna saknar användbar betydelse för läsaren. Omvänt kan en välstrukturerad PDF behöva ytterligare åtgärder för ett arkivs bevarandekrav. Den ena granskningen ska därför inte ersättas av den andra.
En fil kan vara korrekt före ett arkivsteg och förändras av konvertering, sammanslagning eller optimering. Testa därför den fil som faktiskt ska lämnas vidare. Att en äldre fil klarade kontrollen säger inte vad den nya filen klarar.
Gör konverteringskedjan synlig. Ett tänkbart flöde är original → PDF-export → strukturrättning → arkivkonvertering → slutkontroll. Om arkivkonverteringen tar bort struktur måste ni ändra flödet eller verktyget. Det räcker inte att flytta valideringen till en tidigare punkt där resultatet råkade bli grönt.
Prova på en fil med de objekt ni faktiskt använder. Har rapporterna inbäddade bilagor, digitala signaturer eller andra särskilda funktioner behöver även de ingå i bedömningen. Ett lyckat test på en textsida säger inte att samma kombination passar varje rapport.
Om organisationen väljer två leveransfiler, en för arkiv och en för läsning, behöver varje fil få ett tydligt syfte. Kontrollera att båda återger rätt innehåll och att användaren inte råkar erbjudas en otillgänglig arkivfil som enda läsversion.
Före
Webbredaktören beställer tillgänglig PDF. Arkivet begär PDF/A. Ingen anger exakta versioner.
Efter
Dokumentägaren fastställer båda målen och låter kontrollera den slutliga filen mot var och en.
Därför fungerar det Kraven kan då bedömas separat, och en konvertering som uppfyller det ena målet får inte dölja att det andra har brutits.
Spara resultaten från båda profilerna och den manuella tillgänglighetsgranskningen. Om ni levererar olika filer, namnge dem tydligt och koppla varje rapport till rätt fil.
Källor
- PDF standardsPDF Association
- Conforming to both PDF/A and PDF/UAPDF Association
Exemplen är våra egna om inget annat anges. Guiderna skiljer på lagkrav, standarder och praktiska råd. En godkänd maskinkontroll räcker inte för att bedöma hela dokumentets tillgänglighet.