Tillgänglig PDF från PowerPoint

Ge bilden en tydlig titel och sätt text, diagram och förklaringar i en ordning som går att följa. Information som bara finns i talarens kommentarer eller i en animation riskerar att saknas i PDF:en. Lägg nödvändiga förklaringar i den version som faktiskt delas.

Börja med att läsa presentationen utan att tänka på vad föreläsaren brukar säga. En sida med tre ord kan fungera i ett föredrag men vara obegriplig i en PDF. Vilken slutsats ska läsaren dra? Vad betyder pilarna? Vilka förutsättningar behövs för siffrorna? Lägg den nödvändiga förklaringen i det innehåll som faktiskt följer med exporten.

En bild med rubriken ”Resultat” och staplarna 12, 15 och 18 behöver exempelvis ange vad som räknas och vilka perioder det gäller. Om poängen är en ökning, skriv den slutsatsen i klartext. Den som ser färgerna och den som hör en beskrivning ska få samma underlag för att förstå jämförelsen.

Det kan vara bättre att skapa en särskild läsversion. Den behöver inte efterlikna varje animation eller bildbyte. Den ska bevara föredragets viktiga information i en ordning som fungerar självständigt. Ange vilken version som är avsedd att läsas och håll båda aktuella om de fortsätter att användas.

Microsofts Reading Order-panel visar objektens läsföljd och låter dig ändra den. Gruppering kan hjälpa när flera former tillsammans uttrycker en enda bild, men bedöm vad som händer med text och alternativtext. Granska också automatiskt skapade bildbeskrivningar.

Läs objektens namn i panelen som en följd: titel, inledning, diagram, förklaring. Flytta objekt när ordningen bryter betydelsen. Pröva särskilt textrutor som har lagts till sent eller kopierats från andra bilder. Deras visuella placering behöver inte motsvara läsordningen.

Gruppera inte slentrianmässigt en hel bild till ett enda objekt med en lång alternativtext. Då kan användbar text och möjligheten att undersöka innehållets delar gå förlorade. Gruppering passar när delarna tillsammans fungerar som en enhet, till exempel en enkel illustration. Kontrollera vad gruppen förmedlar och om viktig text fortfarande går att läsa.

Källor: [1]

I bildspelet visas först Ansök, sedan Bifoga intyg och sist Skicka. I PDF-exporten kan allt visas samtidigt. Använd därför tydliga stegnummer och en korrekt läsordning i den statiska versionen. Läsaren ska inte behöva ha sett presentationen för att förstå instruktionen.

Öppna den sparade PDF:en och jämför med det avsedda innehållet. Finns varje nödvändig förklaring med? Har en animation blivit en slutbild där objekt täcker varandra? Följ länkar och kontrollera att bildbeskrivningar och struktur faktiskt har följt med.

Gör sedan en läsuppgift utan presentationen bredvid: hitta avsnittet om resultat, förklara diagrammets huvudbudskap och identifiera nästa steg. Om uppgiften kräver minnet av en muntlig förklaring är problemet större än en saknad tagg. Då behöver innehållet utvecklas innan PDF:en kan bli ett användbart läsdokument.

• Kör tillgänglighetskontrollen före export.
• Använd PDF-export som bevarar struktur där den stöds.
• Undersök titel- och rubriktaggar i PDF:en.
• Kontrollera om objekt läses dubbelt, saknas eller kommer i fel följd.
• Prova länkar och diagramförklaringar.

Om presentationen mest består av spridda stödord kan ett separat dokument med sammanhängande text bli mer användbart. Det ska i så fall innehålla samma viktiga information och hållas aktuellt tillsammans med presentationen.