1. Strany, role a dohoda
Tato DPA se uzavírá elektronicky mezi zákazníkem uvedeným v záznamu přijetí a Martin Schrammel AB, 559591-7377, Björnsonsgatan 147, 168 43 Bromma, Švédsko. martin@accessibilitypdf.com. Záznam obsahuje právní název zákazníka, adresu a zemi, případné registrační číslo, zástupce, kontaktní e-mail, roli, čas přijetí a verzi dokumentu. Tyto údaje doplňují přílohu I. Dodavatel nabízí DPA jejím zpřístupněním s mechanismem přijetí. Zástupce ji přijímá za zákazníka výslovným zaškrtnutím předem nezaškrtnutého pole a odesláním.
Zákazník je správcem, nebo zpracovatelem, který nás se souhlasem správce pověřuje jako dalšího zpracovatele. Pro osobní údaje v dokumentech jednáme jako zpracovatel nebo další zpracovatel. Pro vlastní kontaktní, smluvní, fakturační a bezpečnostní záznamy jsme správcem podle oznámení o ochraně soukromí. Po přijetí DPA zahrnuje bezplatné posouzení i placenou práci.
2. Doložené pokyny
Údaje dokumentů zpracováváme jen podle doložených pokynů: uložení, technická extrakce, posouzení rozsahu s podporou AI a výpočet nabídky podle pravidel, po objednání následované zpřístupněním s pomocí AI, kontrolou, dodáním, podporou a smazáním v rámci dohodnuté služby. Nepoužíváme je pro reklamu, trénování modelů ani nesouvisející vývoj produktů. Pokyny tvoří záznam nahrání, objednávka a pozdější dohodnuté písemné pokyny.
Pokud pokyn podle našeho názoru porušuje příslušné právo ochrany údajů, okamžitě zákazníka informujeme a dotčenou operaci pozastavíme do vyjasnění. Vyžaduje-li zákon jiné zpracování, informujeme předem, pokud to zákon nezakazuje z důležitých důvodů veřejného zájmu.
3. Osoby a zabezpečení
Přístup k údajům dokumentů mají jen oprávněné osoby zavázané mlčenlivostí. Udržujeme vhodná technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR s ohledem na rizika, stav techniky a povahu údajů. Příloha II uvádí kontrolní opatření služby. Pravidelně prověřujeme přístupy, testujeme obnovu a mazání a řešíme zranitelnosti. Během aktivní zakázky ochranu podstatně nesnižujeme.
4. Další zpracovatelé
Zákazník uděluje obecné písemné povolení pro poskytovatele a účely v přijaté příloze III. Ukládáme jim povinnosti poskytující ochranu vyžadovanou článkem 28 a zůstáváme odpovědní za jejich splnění. Zamýšlené přidání nebo nahrazení ovlivňující údaje dokumentů oznamujeme nejméně 30 dnů předem na smluvní kontaktní e-mail a umožňujeme odůvodněnou námitku k ochraně údajů.
Se zákazníkem hledáme řešení námitky, přiměřenou alternativu nebo umožníme bezplatné ukončení dotčené nedokončené práce a vrácení předplacené nedodané části. Do vyřešení námitky neposíláme jeho údaje spornému novému poskytovateli. Změny smluv poskytovatelů s kratším oznámením vyžadují pozastavení dotčeného zpracování, pokud tento závazek nemůžeme zachovat. Nový seznam na webu sám nenahrazuje oznámení stávajícímu zákazníkovi.
5. Mezinárodní předávání
Služba neslibuje zpracování pouze v EHP. Schválení poskytovatelé mohou zpracovávat údaje v USA a dalších zemích z přílohy III. Před omezeným předáním stanovíme použitelný základ odpovídající ochrany nebo relevantní standardní smluvní doložky EU z roku 2021 (SCC), doplníme požadované přílohy a případně posoudíme cílovou zemi a doplňková opatření. Na požádání poskytneme informace o zárukách a kopii nebo způsob získání, s přiměřeným zakrytím pro ochranu jiných zákazníků nebo bezpečnosti.
Souhlasné pole při nahrávání není souhlasem podle článku 49 GDPR a nelegalizuje jinak nezákonné předání. Vztah zákazník–dodavatel v EHP se řídí touto DPA podle článku 28. Vyžaduje-li další předání SCC, příslušný vývozce a dovozce musí být vázáni použitelným modulem, včetně modulu 3 pro předávání mezi zpracovateli, nebo musí platit vhodná cesta odpovídající ochrany. Vlastní text SCC v těchto podmínkách nenahrazuje doložky Komise.
6. Součinnost a incidenty
S ohledem na povahu zpracování pomáháme zákazníkovi s žádostmi o přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost a námitkami i s bezpečnostními povinnostmi, posouzeními vlivu a předchozí konzultací podle článků 32–36. Žádost obdrženou přímo od subjektu údajů neprodleně předáme a neodpovídáme za zákazníka bez pokynu či zákonné povinnosti.
O porušení zabezpečení osobních údajů dotýkajícím se zákazníka jej informujeme bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozvíme. První oznámení neodkládáme do zjištění všech skutečností. Postupně sdělujeme povahu porušení, kategorie a přibližné počty osob a záznamů, kontakty, pravděpodobné následky, přijatá nebo navržená opatření a aktualizace. Uchováváme potřebné důkazy, pomáháme zmírnit následky a s oznámeními zákazníka a dokumentujeme reakci.
7. Informace, audity a náklady
Poskytujeme informace potřebné k prokázání dodržování DPA a umožňujeme audity včetně inspekcí zákazníkem či jím pověřeným nezávislým auditorem a přispíváme k nim. Existující zprávy lze použít, pokud postačují. Platí přiměřené oznámení, důvěrnost a ochrana jiných zákazníků, aniž by bránily účinnému auditu, naléhavému přezkumu incidentu nebo přístupu úřadů. Běžná součinnost a doklady jsou zahrnuty. Rozumnou cenu za mimořádné práce žádané zákazníkem dohodneme předem; pomoc vyvolaná naším porušením je zdarma.
8. Vrácení, smazání a trvání
DPA začíná přijetím a platí, dokud my nebo naši další zpracovatelé zpracováváme údaje dokumentů zákazníka. Při ukončení může zákazník žádat vrácení nebo smazání; obvyklým vrácením je dodání ke stažení. Dokumenty bez objednávky vyprší za 24 hodin a smažou se při další údržbě. Neověřené objednávky vyprší po sedmi dnech; zrušené se odstraní do jednoho dne od zrušení. Nezaplacené náhledy vyprší za 30 dnů; dokumenty zaplacených objednávek 30 dnů po platbě.
Mažeme aktivní kopie služby a ukládáme příslušným poskytovatelům smazat jejich kopie, pokud zákon nevyžaduje uchování. Oddělené zálohy a bezpečnostní záznamy poskytovatelů mohou zůstat po jejich doloženou omezenou dobu uchování, s využitím jen pro daný účel a řízeným přístupem; podstatné výjimky sdělíme a smazání na požádání potvrdíme. Lokální pracovní kopie se odstraní po každé úloze, včetně neúspěšné. Právní uchování musí být konkrétní, doložené a omezené; uchované údaje se nesmějí znovu používat. Samostatné smluvní a finanční záznamy z oznámení o soukromí neodůvodňují uchování obsahu dokumentů.
Příloha I — Podrobnosti zpracování
Předmět: nahrané firemní PDF a odvozený obsah, přístupné PDF, ukázky stránek a kontrolní zprávy. Účel: bezplatná nabídka a objednaná služba přístupnosti. Povaha: příjem, uložení, extrakce, analýza, strukturování, textové alternativy, porovnání, kontrola, přenos a mazání. Četnost: za nahraný dokument a objednávku. Trvání: podle části 8.
Subjekty údajů: autoři, pracovníci, obchodní kontakty, zákazníci, dodavatelé, úředníci a osoby uvedené v běžných firemních publikacích. Typy údajů: jména, profesní kontakty, role, příslušnost k organizacím, podpisy v běžných firemních publikacích a profesní životopisné informace nahodile přítomné v dokumentech. Zvláštní kategorie, trestní údaje a jiné údaje vyloučené podmínkami nejsou povoleny. Pokud zamýšlené subjekty či kategorie přesahují popis, kontaktujte nás před nahráním kvůli dohodnuté změně.
Záznam přijetí identifikuje zákazníka, zástupce a roli podle GDPR. Dodavatelem je Martin Schrammel AB s kontakty v části 1. Pokyny a práva a povinnosti zákazníka popisují části 2 a 6–8 a podmínky služby.
Příloha II — Technická a organizační opatření
- HTTPS pro připojení klientů a služeb. Dokumenty v soukromém objektovém úložišti s autorizovaným přístupem; žádný veřejný kontejner dokumentů ani trvalá veřejná URL pro stažení.
- Serverové kontroly vlastnictví; hashované náhodné přístupové údaje, časově omezené e-mailové ověřovací odkazy a relační cookies HttpOnly. Oddělené údaje pro správce a produkční procesy.
- Limity nahrávání, serverové kontroly formátu a stran, omezení četnosti a kontroly stejného původu pro měnící požadavky prohlížeče. Obsah dokumentu je nedůvěryhodný vstup.
- Časově omezené rezervace fronty a artefakty jednotlivých pokusů brání uvolnění souborů zastaralým zpracováním. Platbu potvrzuje ověřený webhook poskytovatele před dodáním celých souborů.
- Technická validace, nezávislá kontrola AI a zaznamenané lidské rozhodnutí o vydání. Pro sémantickou přístupnost zůstává lidská kontrola nutná.
- Stanovené vypršení a plánované mazání; dočasné lokální pracovní složky se odstraňují po každé úloze. Konverzace u poskytovatelů a zbytkové uchování podléhají doloženým pokynům k mazání.
- Důvěrnost, nejmenší potřebná oprávnění, reakce na incidenty, kontrola dodavatelů a nastavení účtů. Netvrdíme, že AccessibilityPDF má certifikaci ISO 27001 nebo atestaci SOC 2.
Opatření se uplatňují přiměřeně dohodnutému zpracování. Podstatnou změnu či další požadavek je nutné dohodnout před dotčeným zpracováním.
Příloha III — Poskytovatelé a záruky předávání
Registr dalších zpracovatelů a předávání na /cs/subprocessors je součástí DPA. Úplný přijatý text je v kopii dohody ke stažení, aby pozdější změny webu neměnily přijatý seznam. Poskytovatelé dostávají jen údaje potřebné pro úkol; poskytovatelé plateb a e-mailu nepotřebují obsah PDF. OpenAI podporuje posouzení rozsahu před pevnou nabídkou a tvorbu přístupného dokumentu a kontrolu po objednávce. Kód počítá předběžnou cenu a částky pevné nabídky. Provozovatel může pro asistované úpravy využít Anthropic v témže smluvním rozsahu.