1. Partijiet, rwoli u ftehim
Dan id-DPA jiġi konkluż elettronikament bejn il-klijent identifikat fir-rekord tal-aċċettazzjoni u Martin Schrammel AB, 559591-7377, Björnsonsgatan 147, 168 43 Bromma, l-Iżvezja. martin@accessibilitypdf.com. Ir-rekord fih l-isem legali tal-klijent, l-indirizz u l-pajjiż, numru ta’ reġistrazzjoni fakultattiv, ir-rappreżentant, l-email ta’ kuntatt, ir-rwol, il-ħin tal-aċċettazzjoni u l-verżjoni tad-dokument. Dawn id-dettalji jikkompletaw l-Anness I hawn taħt. Il-fornitur joffri dan id-DPA billi jagħmlu disponibbli flimkien mal-mekkaniżmu tal-aċċettazzjoni. Ir-rappreżentant jaċċetta għall-klijent permezz ta’ mmarkar affermattiv ta’ kaxxa mhux immarkata minn qabel u azzjoni ta’ sottomissjoni.
Il-klijent jaġixxi bħala kontrollur, jew bħala proċessur li jqabbadna bħala sottoproċessur meta jkollu l-awtorizzazzjoni tal-kontrollur. Aħna naġixxu bħala proċessur jew sottoproċessur għad-data personali fid-dokumenti. Għar-rekords tagħna stess ta’ kuntatt, ftehim, kontijiet u sigurtà naġixxu bħala kontrollur skont l-avviż tal-privatezza. Ladarba jiġi aċċettat, id-DPA jkopri kemm l-evalwazzjoni bla ħlas kif ukoll ix-xogħol bi ħlas.
2. Struzzjonijiet dokumentati
Nipproċessaw id-data tad-dokumenti biss fuq struzzjonijiet dokumentati: ħażna, estrazzjoni teknika, evalwazzjoni tal-ambitu megħjuna mill-AI u kwotazzjoni bbażata fuq regoli, segwiti wara l-ordni minn adattament tal-aċċessibbiltà megħjun mill-AI, reviżjoni, kunsinna, appoġġ u tħassir skont is-servizz miftiehem. Ma nużawhiex għal reklamar, taħriġ ta’ mudelli jew żvilupp ta’ prodotti mhux relatat. Ir-rekord tat-tlugħ, l-ordni tas-servizz u struzzjonijiet bil-miktub miftiehma sussegwentement jikkostitwixxu l-istruzzjonijiet.
Ninfurmaw lill-klijent immedjatament jekk inqisu li struzzjoni tikser il-liġi applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data, u nissospendu l-operazzjoni affettwata sakemm tiġi ċċarata. Jekk il-liġi teħtieġ ipproċessar ieħor, ninfurmaw lill-klijent qabel, sakemm il-liġi ma tipprojbixxix dan għal raġunijiet importanti ta’ interess pubbliku.
3. Persuni u sigurtà
Persuni awtorizzati biss, b’obbligu ta’ kunfidenzjalità, jistgħu jaċċessaw id-data tad-dokumenti. Inżommu miżuri tekniċi u organizzattivi xierqa skont l-Artikolu 32 tal-GDPR, filwaqt li nqisu r-riskju, l-istat attwali tat-teknoloġija u n-natura tad-data. L-Anness II jirreġistra l-kontrolli tas-servizz. Nirrevedu l-aċċess regolarment, nittestjaw l-irkupru u t-tħassir, u nindirizzaw il-vulnerabbiltajiet. Ma nnaqqsux sostanzjalment il-protezzjoni matul inkarigu attiv.
4. Sottoproċessuri
Il-klijent jagħti awtorizzazzjoni ġenerali bil-miktub għall-fornituri u l-finijiet fl-Anness III aċċettat. Nimponu obbligi ta’ protezzjoni tad-data li jipprovdu l-protezzjonijiet meħtieġa mill-Artikolu 28 u nibqgħu responsabbli għat-twettiq ta’ dawk l-obbligi minnhom. Nagħtu avviż minn tal-inqas 30 jum qabel, bl-email ta’ kuntatt tal-ftehim, dwar żieda jew sostituzzjoni maħsuba li taffettwa d-data tad-dokumenti, u nippermettu oġġezzjoni motivata dwar il-protezzjoni tad-data.
Naħdmu mal-klijent biex insolvu oġġezzjoni, nużaw alternattiva raġonevoli, jew nippermettu t-terminazzjoni ta’ xogħol affettwat li għadu mhux lest bla ħlas u nagħtu lura kwalunkwe parti mħallsa minn qabel li ma tkunx ġiet ikkunsinnata. Ma nibagħtux id-data tiegħu lil fornitur ġdid ikkontestat waqt li l-oġġezzjoni tibqa’ mhux solvuta. Bidliet fil-kuntratt ta’ fornitur b’avviż iqsar jeħtieġu li nwaqqfu l-ipproċessar affettwat jekk ma nistgħux inżommu dan l-impenn. Lista ġdida fis-sit waħedha ma tissostitwixxix avviż lil klijent eżistenti.
5. Trasferimenti internazzjonali
Is-servizz ma jwiegħedx ipproċessar biss fiż-ŻEE. Fornituri approvati jistgħu jipproċessaw data fl-Istati Uniti u f’pajjiżi oħra murija fl-Anness III. Qabel trasferiment ristrett, nistabbilixxu bażi ta’ adegwatezza applikabbli jew il-klawżoli kuntrattwali standard rilevanti tal-UE tal-2021 (SCCs), nimlew l-annessi meħtieġa u nevalwaw id-destinazzjoni u l-miżuri supplimentari fejn meħtieġ. Fuq talba nipprovdu informazzjoni dwar is-salvagwardji applikabbli u kopja jew mezz biex jinkisbu, b’redazzjonijiet proporzjonati għall-protezzjoni ta’ klijenti oħra jew tas-sigurtà.
Il-kaxxa tat-tlugħ ma sservix bħala kunsens skont l-Artikolu 49 tal-GDPR u ma tistax tillegalizza trasferiment li altrimenti jkun illegali. Ir-relazzjoni bejn il-klijent u l-fornitur fiż-ŻEE hija rregolata minn dan id-DPA skont l-Artikolu 28. Meta trasferiment ulterjuri jeħtieġ SCCs, l-esportatur u l-importatur rilevanti għandhom ikunu marbuta bil-modulu applikabbli, inkluż il-Modulu 3 għal trasferimenti minn proċessur għal proċessur, jew għandu japplika mekkaniżmu validu ta’ adegwatezza. L-ebda test SCC magħmul apposta f’dawn it-termini ma jissostitwixxi l-klawżoli tal-Kummissjoni.
6. Assistenza u inċidenti
Filwaqt li nqisu n-natura tal-ipproċessar, ngħinu lill-klijent b’talbiet għal aċċess, korrezzjoni, tħassir, restrizzjoni, portabbiltà u oġġezzjonijiet, u b’obbligi ta’ sigurtà, valutazzjonijiet tal-impatt u konsultazzjoni minn qabel skont l-Artikoli 32–36. Ngħaddu minnufih talba li nirċievu direttament mingħand suġġett tad-data u ma nweġbux f’isem il-klijent mingħajr struzzjoni jew rekwiżit tal-liġi.
Navżaw lill-klijent mingħajr dewmien żejjed wara li nsiru nafu bi ksur tad-data personali li jaffettwa d-data tiegħu. Avviż inizjali ma jiġix pospost sakemm ikunu magħrufa l-fatti kollha. Hekk kif l-informazzjoni ssir disponibbli nipprovdu n-natura tal-ksur, il-kategoriji u l-għadd approssimattiv ta’ persuni u rekords, dettalji ta’ kuntatt, konsegwenzi probabbli, azzjonijiet meħuda jew proposti u aġġornamenti. Inżommu l-evidenza meħtieġa, ngħinu fil-mitigazzjoni u fin-notifiki tal-klijent, u niddokumentaw ir-rispons tagħna.
7. Informazzjoni, awditi u spejjeż
Nipprovdu l-informazzjoni meħtieġa biex nuru konformità ma’ dan id-DPA u nippermettu u nikkontribwixxu għal awditi, inklużi spezzjonijiet, mill-klijent jew mill-awditur indipendenti maħtur minnu. Rapporti eżistenti jistgħu jintużaw fejn ikunu biżżejjed. Japplikaw avviż raġonevoli, kunfidenzjalità u salvagwardji għal klijenti oħra mingħajr ma jipprevjenu awditu effettiv, reviżjoni urġenti ta’ inċident jew aċċess regolatorju. Assistenza u evidenza standard huma inklużi. Naqblu minn qabel dwar kwalunkwe ħlas raġonevoli għal xogħol eċċezzjonali mitlub mill-klijent; assistenza meħtieġa minħabba ksur tagħna hija bla ħlas.
8. Ritorn, tħassir u tul
Dan id-DPA jibda mal-aċċettazzjoni u jkompli sakemm aħna jew is-sottoproċessuri tagħna nipproċessaw id-data tad-dokumenti tal-klijent. Il-klijent jista’ jitlob ritorn jew tħassir mat-terminazzjoni; il-kunsinna permezz ta’ download hija l-metodu normali ta’ ritorn. Dokumenti mingħajr ordni jiskadu wara 24 siegħa u jitħassru fiċ-ċiklu ta’ manutenzjoni li jkun imiss. Ordnijiet mhux ivverifikati jiskadu wara sebat ijiem; ordnijiet ikkanċellati jitneħħew fi żmien jum mill-kanċellazzjoni. Kampjuni mhux imħallsa jiskadu wara 30 jum; dokumenti ta’ ordnijiet imħallsa jiskadu 30 jum wara l-ħlas.
Inħassru kopji attivi tas-servizz u nistruwixxu lill-fornituri rilevanti biex iħassru l-kopji tagħhom, sakemm iż-żamma ma tkunx meħtieġa mil-liġi. Backups iżolati u rekords ta’ sigurtà tal-fornituri jistgħu jibqgħu għall-perjodu dokumentat u limitat tal-fornitur, bl-użu ristrett għal dak il-għan u b’aċċess ikkontrollat; niżvelaw eċċezzjonijiet sostanzjali u nikkonfermaw it-tħassir fuq talba. Kopji lokali tax-xogħol jitneħħew wara kull xogħol, inklużi xogħlijiet li jfallu. Żamma għal raġuni legali għandha tkun speċifika, dokumentata u limitata; id-data miżmuma ma tistax terġa’ tintuża. Ir-rekords separati tal-ftehim u tal-finanzi deskritti fl-avviż tal-privatezza ma jiġġustifikawx iż-żamma tal-kontenut tad-dokument.
Anness I — Dettalji tal-ipproċessar
Suġġett: PDFs tan-negozju mtellgħin u kontenut derivat, PDFs aċċessibbli, kampjuni ta’ paġni u rapporti ta’ reviżjoni. Għan: il-kwotazzjoni bla ħlas u s-servizz tal-aċċessibbiltà ordnat. Natura: riċeviment, ħażna, estrazzjoni, analiżi, strutturar, alternattivi testwali, tqabbil, reviżjoni, trażmissjoni u tħassir. Frekwenza: għal kull dokument imtella’ u ordni. Tul: kif stabbilit fit-taqsima 8.
Suġġetti tad-data: awturi, persunal, kuntatti tan-negozju, klijenti, fornituri, uffiċjali u persuni msemmija f’pubblikazzjonijiet ordinarji tan-negozju. Tipi ta’ data: ismijiet, dettalji professjonali ta’ kuntatt, rwoli, affiljazzjonijiet, firem f’pubblikazzjonijiet ordinarji tan-negozju u informazzjoni bijografika professjonali preżenti inċidentalment fid-dokumenti. Data ta’ kategoriji speċjali, dwar reati kriminali u data oħra eskluża mit-termini tas-servizz mhijiex awtorizzata. Jekk is-suġġetti jew il-kategoriji maħsuba jaqgħu barra din id-deskrizzjoni, ikkuntattjana għal emenda miftiehma qabel ittella’.
Ir-rekord tal-aċċettazzjoni jidentifika l-klijent, ir-rappreżentant tiegħu u r-rwol tiegħu skont il-GDPR. Martin Schrammel AB huwa l-fornitur, bid-dettalji ta’ kuntatt fit-taqsima 1. L-istruzzjonijiet u d-drittijiet u l-obbligi tal-klijent huma deskritti fit-taqsimiet 2, 6–8 u fit-termini tas-servizz.
Anness II — Miżuri tekniċi u organizzattivi
- HTTPS għall-konnessjonijiet tal-klijent u tas-servizz. Dokumenti maħżuna f’ħażna privata ta’ oġġetti b’aċċess awtorizzat; l-ebda bucket pubbliku tad-dokumenti jew URL pubbliku permanenti għad-download.
- Kontrolli tas-sjieda fuq is-server; kredenzjali ta’ aċċess każwali maħżuna bħala hashes, links ta’ verifika bl-email b’limitu ta’ żmien u cookies tas-sessjoni HttpOnly. Kredenzjali separati għall-amministratur u għall-proċess tal-produzzjoni.
- Limiti tat-tlugħ, kontrolli tal-format u tal-paġni fuq is-server, limiti tar-rata u kontrolli tal-istess oriġini għal talbiet tal-brawżer li jagħmlu bidliet. Il-kontenut tad-dokument jitqies bħala input mhux fdat.
- Riżervi temporanji tal-kompiti fil-kju u riżultati separati għal kull tentattiv jipprevjenu proċess antik milli jirrilaxxa fajls. Il-ħlas jiġi kkonfermat b’webhook ivverifikat tal-fornitur qabel jiġu kkunsinnati l-fajls sħaħ.
- Validazzjoni teknika, reviżjoni indipendenti bl-AI u deċiżjoni umana rreġistrata dwar ir-rilaxx. Ir-reviżjoni umana tibqa’ meħtieġa għall-aċċessibbiltà semantika.
- Skadenzi definiti u tħassir skedat; direttorji lokali temporanji tax-xogħol jitneħħew wara kull xogħol. Konverżazzjonijiet għand il-fornituri u żamma residwa jsegwu struzzjonijiet dokumentati tat-tħassir.
- Kunfidenzjalità, aċċess bl-inqas privileġġi meħtieġa, rispons għall-inċidenti, kontrolli tal-fornituri u reviżjoni tas-settings tal-kontijiet. Ma ssir l-ebda dikjarazzjoni li AccessibilityPDF huwa ċċertifikat ISO 27001 jew għandu attestazzjoni SOC 2.
Dawn il-miżuri japplikaw b’mod proporzjonat għall-ipproċessar miftiehem. Bidla sostanzjali jew rekwiżit addizzjonali għandu jiġi miftiehem qabel l-ipproċessar affettwat.
Anness III — Fornituri u salvagwardji tat-trasferiment
Ir-reġistru tas-sottoproċessuri u tat-trasferimenti f’/mt/subprocessors jifforma parti minn dan id-DPA. It-test sħiħ aċċettat tiegħu jinsab fil-kopja tal-ftehim li tista’ titniżżel, sabiex bidliet sussegwenti fis-sit ma jbiddlux il-lista aċċettata. Il-fornituri jirċievu biss id-data meħtieġa għall-kompitu speċifikat; il-fornituri tal-ħlas u tal-email m’għandhomx bżonn il-kontenut tal-PDF. OpenAI jgħin fl-evalwazzjoni tal-ambitu qabel kwotazzjoni fissa u fil-produzzjoni tal-aċċessibbiltà u r-reviżjoni wara ordni. Il-kodiċi jikkalkula l-prezz preliminari u l-ammonti tal-kwotazzjoni fissa. L-operatur jista’ juża Anthropic għal adattament assistit fl-istess ambitu kuntrattwali.