1. Părți, roluri și acord
Acest DPA este încheiat electronic între clientul identificat în înregistrarea acceptării și Martin Schrammel AB, 559591-7377, Björnsonsgatan 147, 168 43 Bromma, Suedia. martin@accessibilitypdf.com. Înregistrarea conține denumirea juridică a clientului, adresa și țara, numărul de înregistrare opțional, reprezentantul, e-mailul de contact, rolul, momentul acceptării și versiunea documentului. Aceste informații completează Anexa I de mai jos. Furnizorul oferă DPA punându-l la dispoziție împreună cu mecanismul de acceptare. Reprezentantul acceptă pentru client prin bifarea activă a unei căsuțe nebifate implicit și prin trimitere.
Clientul acționează ca operator sau ca persoană împuternicită care ne angajează ca subîmputernicit, cu autorizarea operatorului. Acționăm ca persoană împuternicită sau subîmputernicit pentru datele personale din documente. Pentru propriile evidențe de contact, contracte, facturare și securitate, suntem operator conform informării privind confidențialitatea. După acceptare, DPA acoperă atât evaluarea gratuită, cât și munca plătită.
2. Instrucțiuni documentate
Prelucrăm datele documentelor numai pe baza instrucțiunilor documentate: stocare, extragere tehnică, evaluarea AI a eligibilității și ofertare după reguli, urmate după comandă de accesibilizare asistată de AI, verificare, livrare, asistență și ștergere în cadrul serviciului convenit. Nu le folosim pentru publicitate, antrenarea modelelor sau dezvoltarea de produse fără legătură cu serviciul. Înregistrarea încărcării, comanda și instrucțiunile scrise convenite ulterior constituie instrucțiunile.
Informăm imediat clientul dacă apreciem că o instrucțiune încalcă legislația aplicabilă privind protecția datelor și suspendăm operațiunea afectată până la clarificare. Dacă legea impune altă prelucrare, informăm clientul înainte, cu excepția cazului în care legea interzice informarea din motive importante de interes public.
3. Persoane și securitate
Numai persoanele autorizate și supuse unei obligații de confidențialitate pot accesa datele documentelor. Menținem măsuri tehnice și organizatorice adecvate conform articolului 32 GDPR, ținând seama de risc, stadiul tehnicii și natura datelor. Anexa II descrie controalele serviciului. Revizuim periodic accesul, testăm recuperarea și ștergerea și remediem vulnerabilitățile. Nu reducem substanțial protecția în timpul unui angajament activ.
4. Subîmputerniciți
Clientul acordă o autorizare generală scrisă pentru furnizorii și scopurile din Anexa III acceptată. Impunem obligații de protecție a datelor care oferă garanțiile cerute de articolul 28 și rămânem responsabili pentru îndeplinirea lor. Transmitem cu cel puțin 30 de zile înainte, la e-mailul de contact al acordului, o notificare privind adăugarea sau înlocuirea unui furnizor care afectează datele documentelor, permițând o obiecție motivată din perspectiva protecției datelor.
Colaborăm cu clientul pentru soluționarea obiecției, folosim o alternativă rezonabilă sau permitem încetarea fără costuri a lucrării nefinalizate afectate și rambursăm orice parte plătită în avans, dar nelivrată. Nu direcționăm datele sale către noul furnizor contestat cât timp obiecția nu este soluționată. Schimbările contractelor furnizorilor cu un preaviz mai scurt impun suspendarea prelucrării afectate dacă nu putem menține acest angajament. O listă nouă pe site nu înlocuiește notificarea unui client existent.
5. Transferuri internaționale
Serviciul nu promite prelucrare exclusiv în SEE. Furnizorii aprobați pot prelucra date în Statele Unite și în alte țări din Anexa III. Înaintea unui transfer supus restricțiilor, stabilim un temei aplicabil de adecvare sau clauzele contractuale standard UE relevante din 2021 (SCC), completăm anexele necesare și evaluăm destinația și măsurile suplimentare când este cazul. La cerere oferim informații despre garanțiile aplicabile și o copie sau modalitate de obținere a lor, cu redactări proporționale pentru protejarea altor clienți ori a securității.
Căsuța de acceptare a încărcării nu reprezintă consimțământ conform articolului 49 GDPR și nu poate legaliza un transfer altfel ilegal. Relația client–furnizor din SEE este guvernată de acest DPA conform articolului 28. Când un transfer ulterior necesită SCC, exportatorul și importatorul relevanți trebuie să fie obligați de modulul aplicabil, inclusiv Modulul 3 pentru transferuri între persoane împuternicite, sau trebuie să existe un temei valid de adecvare. Niciun text SCC personalizat din aceste condiții nu înlocuiește clauzele Comisiei.
6. Asistență și incidente
Ținând seama de natura prelucrării, ajutăm clientul cu solicitări de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și cu obligațiile de securitate, evaluările de impact și consultarea prealabilă conform articolelor 32–36. Transmitem prompt cererile primite direct de la persoanele vizate și nu răspundem în numele clientului fără instrucțiuni sau obligație legală.
Notificăm clientul fără întârziere nejustificată după ce aflăm despre o încălcare a securității datelor personale care îl afectează. Prima notificare nu este amânată până la cunoașterea tuturor faptelor. Pe măsură ce informațiile devin disponibile, comunicăm natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ de persoane și evidențe, datele de contact, consecințele probabile, măsurile luate sau propuse și actualizări. Păstrăm dovezile necesare, sprijinim reducerea impactului și notificările clientului și documentăm răspunsul nostru.
7. Informații, audituri și costuri
Furnizăm informațiile necesare demonstrării conformității cu DPA și permitem și sprijinim audituri, inclusiv inspecții, efectuate de client sau de auditorul independent mandatat de acesta. Rapoartele existente pot fi utilizate dacă sunt suficiente. Se aplică preaviz rezonabil, confidențialitate și protecția altor clienți, fără a împiedica un audit eficient, analiza urgentă a unui incident sau accesul autorităților. Asistența standard și dovezile sunt incluse. Convenim în avans orice taxă rezonabilă pentru activități excepționale solicitate de client; asistența necesară ca urmare a unei încălcări din partea noastră este gratuită.
8. Returnare, ștergere și durată
DPA începe la acceptare și continuă atât timp cât noi sau subîmputerniciții prelucrăm datele documentelor clientului. La încetare, clientul poate cere returnarea sau ștergerea; livrarea descărcabilă este metoda obișnuită de returnare. Documentele fără comandă expiră după 24 de ore și se șterg în următorul ciclu de mentenanță. Comenzile neverificate expiră după șapte zile; cele anulate se elimină în maximum o zi de la anulare. Previzualizările neplătite expiră după 30 de zile; documentele comenzilor plătite expiră la 30 de zile după plată.
Ștergem copiile active ale serviciului și instruim furnizorii relevanți să își șteargă copiile, exceptând păstrarea impusă de lege. Copiile de siguranță izolate și evidențele de securitate ale furnizorilor pot rămâne pe durata documentată și limitată de păstrare a acestora, cu utilizare limitată la acel scop și acces controlat; comunicăm excepțiile importante și confirmăm ștergerea la cerere. Copiile locale de lucru sunt eliminate după fiecare lucrare, inclusiv cele eșuate. Păstrarea din motive juridice trebuie să fie specifică, documentată și limitată; datele păstrate nu pot fi reutilizate. Evidențele separate contractuale și financiare descrise în informarea de confidențialitate nu justifică păstrarea conținutului documentelor.
Anexa I — Detaliile prelucrării
Obiect: PDF-uri de afaceri încărcate și conținut derivat, PDF-uri accesibile, mostre de pagini și rapoarte de evaluare. Scop: oferta gratuită și serviciul de accesibilizare comandat. Natură: primire, stocare, extragere, analiză, structurare, alternative text, comparație, evaluare, transmitere și ștergere. Frecvență: pentru fiecare document încărcat și comandă. Durată: conform secțiunii 8.
Persoane vizate: autori, personal, contacte de afaceri, clienți, furnizori, funcționari și persoane numite în publicații profesionale obișnuite. Tipuri de date: nume, date de contact profesionale, roluri, afilieri, semnături în publicații profesionale obișnuite și informații biografice profesionale prezente incidental în documente. Categoriile speciale, datele privind infracțiunile și alte date excluse prin condițiile serviciului nu sunt autorizate. Dacă persoanele vizate sau categoriile preconizate nu se încadrează în această descriere, contactați-ne pentru o modificare convenită înainte de încărcare.
Înregistrarea acceptării identifică clientul, reprezentantul și rolul GDPR. Martin Schrammel AB este furnizorul, cu datele de contact din secțiunea 1. Instrucțiunile și drepturile și obligațiile clientului sunt descrise în secțiunile 2 și 6–8 și în condițiile serviciului.
Anexa II — Măsuri tehnice și organizatorice
- HTTPS pentru conexiunile clientului și serviciului. Documente stocate în spațiu privat de obiecte, cu acces autorizat; fără container public de documente sau adresă publică permanentă de descărcare.
- Verificarea proprietății pe server; credențiale de acces aleatorii stocate sub formă de hash, linkuri de verificare e-mail cu durată limitată și cookie-uri de sesiune HttpOnly. Credențiale separate pentru administrator și procesul de producție.
- Limite la încărcare, verificări ale formatului și paginilor pe server, limitarea frecvenței și verificarea aceleiași origini pentru modificările din browser. Conținutul documentelor este tratat ca intrare nefiabilă.
- Rezervările temporare ale lucrărilor din coadă și artefactele specifice fiecărei încercări împiedică eliberarea fișierelor din procesări depășite. Plata este confirmată de un webhook verificat al furnizorului înainte de livrarea fișierelor complete.
- Validare tehnică, evaluare AI independentă și decizie umană de livrare înregistrată. Verificarea umană rămâne necesară pentru accesibilitatea semantică.
- Expirare definită și ștergere programată; directoarele locale temporare sunt eliminate după fiecare lucrare. Conversațiile la furnizori și păstrarea reziduală urmează instrucțiuni documentate de ștergere.
- Confidențialitate, acces cu privilegii minime, răspuns la incidente, verificarea furnizorilor și revizuirea setărilor conturilor. Nu afirmăm că AccessibilityPDF este certificat ISO 27001 sau atestat SOC 2.
Măsurile se aplică proporțional cu prelucrarea convenită. O modificare substanțială sau cerință suplimentară trebuie convenită înainte de prelucrarea afectată.
Anexa III — Furnizori și garanții de transfer
Registrul subîmputerniciților și transferurilor de la /ro/subprocessors face parte din acest DPA. Textul integral acceptat este inclus în copia descărcabilă a acordului, astfel încât schimbările ulterioare ale site-ului nu modifică lista acceptată. Furnizorii primesc numai datele necesare sarcinii specificate; furnizorii de plăți și e-mail nu au nevoie de conținutul PDF-ului. OpenAI sprijină evaluarea eligibilității înainte de oferta fermă și producția de accesibilizare și verificarea după comandă. Codul calculează sumele prețului preliminar și ale ofertei ferme. Operatorul poate folosi Anthropic pentru remediere asistată în același domeniu contractual.