1. Stranki, vloge in sklenitev pogodbe
Ta DPA je elektronsko sklenjena med naročnikom, navedenim v zapisu o sprejetju, in družbo Martin Schrammel AB, 559591-7377, Björnsonsgatan 147, 168 43 Bromma, Švedska. martin@accessibilitypdf.com. Zapis vsebuje uradni naziv naročnika, naslov in državo, neobvezno registrsko številko, zastopnika, kontaktni e-poštni naslov, vlogo, čas sprejetja in različico dokumenta. Ti podatki dopolnjujejo Prilogo I spodaj. Ponudnik ponudi to DPA tako, da jo da na voljo skupaj z mehanizmom sprejetja. Zastopnik jo sprejme v imenu naročnika z izrecno označitvijo privzeto neoznačenega potrditvenega polja in oddajo obrazca.
Naročnik nastopa kot upravljavec ali kot obdelovalec, ki nas s pooblastilom upravljavca angažira kot podobdelovalca. Za osebne podatke v dokumentih nastopamo kot obdelovalec ali podobdelovalec. Za lastne kontaktne, pogodbene, obračunske in varnostne evidence nastopamo kot upravljavec v skladu z obvestilom o zasebnosti. Po sprejetju DPA zajema brezplačno ocenjevanje in plačano delo.
2. Dokumentirana navodila
Podatke iz dokumentov obdelujemo le po dokumentiranih navodilih: hramba, tehnično izločanje, ocena obsega s pomočjo umetne inteligence in priprava ponudbe po pravilih, po oddaji naročila pa prilagoditev dostopnosti s pomočjo umetne inteligence, pregled, dobava, podpora in izbris v okviru dogovorjene storitve. Ne uporabljamo jih za oglaševanje, učenje modelov ali nepovezan razvoj izdelkov. Navodila sestavljajo zapis o nalaganju, naročilo storitve in poznejša dogovorjena pisna navodila.
Če menimo, da navodilo krši veljavno pravo o varstvu podatkov, naročnika nemudoma obvestimo in zadevno obdelavo do razjasnitve začasno ustavimo. Če zakon zahteva drugačno obdelavo, naročnika pred tem obvestimo, razen če zakon to prepoveduje iz pomembnih razlogov javnega interesa.
3. Osebje in varnost
Do podatkov iz dokumentov smejo dostopati le pooblaščene osebe, zavezane k zaupnosti. Vzdržujemo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe po členu 32 GDPR ob upoštevanju tveganj, tehnološkega razvoja in narave podatkov. V Prilogi II so navedeni ukrepi storitve. Redno preverjamo dostope, preizkušamo obnovitev in izbris ter odpravljamo ranljivosti. Med aktivnim sodelovanjem ravni zaščite bistveno ne znižamo.
4. Podobdelovalci
Naročnik daje splošno pisno dovoljenje za ponudnike in namene v sprejeti Prilogi III. Zanje določimo obveznosti varstva podatkov, ki zagotavljajo zaščito, zahtevano s členom 28, in ostajamo odgovorni za njihovo izpolnjevanje teh obveznosti. O nameravanem dodajanju ali zamenjavi, ki vpliva na podatke iz dokumentov, vsaj 30 dni vnaprej obvestimo po kontaktnem e-poštnem naslovu iz pogodbe in omogočimo obrazložen ugovor zaradi varstva podatkov.
Z naročnikom sodelujemo pri reševanju ugovora, uporabimo razumno alternativno rešitev ali omogočimo brezplačno odpoved zadevnega nedokončanega dela in povrnemo morebitni vnaprej plačani nedobavljeni del. Dokler ugovor ni rešen, njegovih podatkov ne pošiljamo spornemu novemu ponudniku. Če ponudnik spremeni pogodbo s krajšim obvestilnim rokom in te zaveze ne moremo ohraniti, moramo prizadeto obdelavo začasno ustaviti. Samo nov seznam na spletnem mestu ne nadomešča obvestila obstoječemu naročniku.
5. Mednarodni prenosi
Storitev ne obljublja obdelave izključno v EGP. Odobreni ponudniki lahko podatke obdelujejo v Združenih državah Amerike in drugih državah, navedenih v Prilogi III. Pred prenosom, za katerega veljajo omejitve, zagotovimo ustrezno podlago v sklepu o ustreznosti ali ustrezne standardne pogodbene klavzule EU iz leta 2021 (SCC), izpolnimo zahtevane priloge ter po potrebi ocenimo namembno državo in dopolnilne ukrepe. Na zahtevo zagotovimo informacije o veljavnih zaščitnih ukrepih in njihovo kopijo ali način pridobitve, s sorazmernimi prekritji zaradi drugih naročnikov ali varnosti.
Potrditveno polje pri nalaganju ni privolitev po členu 49 GDPR in ne more legalizirati sicer nezakonitega prenosa. Razmerje med naročnikom in ponudnikom v EGP ureja ta DPA po členu 28. Kadar nadaljnji prenos zahteva SCC, morata biti zadevna izvoznik in uvoznik zavezana ustreznemu modulu, vključno z modulom 3 za prenose med obdelovalci, ali pa mora veljati ustrezna podlaga v sklepu o ustreznosti. Nobeno posebej pripravljeno besedilo SCC v teh pogojih ne nadomešča klavzul Komisije.
6. Pomoč in incidenti
Ob upoštevanju narave obdelave naročniku pomagamo pri zahtevah za dostop, popravek, izbris, omejitev, prenosljivost in ugovor ter pri varnostnih obveznostih, ocenah učinka in predhodnem posvetovanju po členih 32–36. Zahtevo, prejeto neposredno od posameznika, nemudoma posredujemo naročniku in v njegovem imenu ne odgovarjamo, razen po navodilih ali če to zahteva zakon.
Ko izvemo za kršitev varstva osebnih podatkov, ki vpliva na naročnikove podatke, ga obvestimo brez nepotrebnega odlašanja. Z začetnim obvestilom ne čakamo, dokler niso znana vsa dejstva. Ko so informacije na voljo, posredujemo naravo kršitve, kategorije in približno število posameznikov in zapisov, kontaktne podatke, verjetne posledice, izvedene ali predlagane ukrepe ter dopolnitve. Ohranimo potrebne dokaze, pomagamo omejiti posledice in pri naročnikovih obvestilih ter dokumentiramo svoj odziv.
7. Informacije, revizije in stroški
Zagotovimo informacije, potrebne za dokazovanje skladnosti s to DPA, ter omogočamo revizije, vključno s pregledi, ki jih izvede naročnik ali njegov pooblaščeni neodvisni revizor, in pri njih sodelujemo. Če zadostujejo, se lahko uporabijo obstoječa poročila. Veljajo razumen predhodni rok, zaupnost in zaščitni ukrepi za druge naročnike, vendar ne smejo preprečiti učinkovite revizije, nujnega pregleda incidenta ali dostopa nadzornega organa. Običajna pomoč in dokazila so vključeni. Morebitno razumno plačilo za izredno delo na zahtevo naročnika dogovorimo vnaprej; pomoč, potrebna zaradi naše kršitve, je brezplačna.
8. Vračilo, izbris in trajanje
Ta DPA začne veljati ob sprejetju in velja, dokler mi ali naši podobdelovalci obdelujemo naročnikove podatke iz dokumentov. Ob prenehanju lahko naročnik zahteva vračilo ali izbris; običajen način vračila je dobava s prenosom datoteke. Dokumenti brez naročila potečejo po 24 urah in se izbrišejo v naslednjem vzdrževalnem ciklu. Nepotrjena naročila potečejo po sedmih dneh; preklicana naročila se odstranijo v enem dnevu od preklica. Neplačani predogledi potečejo po 30 dneh; dokumenti plačanih naročil potečejo 30 dni po plačilu.
Izbrišemo aktivne kopije storitve in ustreznim ponudnikom naročimo izbris njihovih kopij, razen če hrambo zahteva zakon. Izolirane varnostne kopije in ponudnikove varnostne evidence lahko ostanejo do izteka njegovega dokumentiranega, omejenega roka hrambe, pri čemer je uporaba omejena na ta namen, dostop pa nadzorovan; bistvene izjeme razkrijemo in na zahtevo potrdimo izbris. Lokalne delovne kopije odstranimo po vsakem opravilu, tudi neuspešnem. Hramba zaradi pravne obveznosti ohranitve dokazov mora biti konkretna, dokumentirana in omejena; hranjenih podatkov ni dovoljeno ponovno uporabljati. Ločene pogodbene in finančne evidence, opisane v obvestilu o zasebnosti, ne upravičujejo hrambe vsebine dokumentov.
Priloga I — Podrobnosti obdelave
Predmet: naloženi poslovni dokumenti PDF in izpeljana vsebina, dostopni PDF, vzorci strani ter poročila o pregledu. Namen: brezplačna ponudba in naročena storitev dostopnosti. Narava: prejem, hramba, izločanje, analiza, strukturiranje, besedilne alternative, primerjava, pregled, prenos in izbris. Pogostost: za vsak naloženi dokument in naročilo. Trajanje: v skladu s točko 8.
Posamezniki: avtorji, zaposleni, poslovni stiki, stranke, dobavitelji, uradniki in osebe, navedene v običajnih poslovnih publikacijah. Vrste podatkov: imena, poslovni kontaktni podatki, funkcije, pripadnost organizacijam, podpisi v običajnih poslovnih publikacijah in poklicni biografski podatki, ki se mimogrede pojavijo v dokumentih. Posebne vrste podatkov, podatki o kaznivih dejanjih in drugi podatki, izključeni po pogojih storitve, niso dovoljeni. Če predvideni posamezniki ali kategorije ne sodijo v ta opis, nas pred nalaganjem kontaktirajte, da se dogovorimo o spremembi.
Zapis o sprejetju določa naročnika, njegovega zastopnika in vlogo po GDPR. Ponudnik je Martin Schrammel AB s kontaktnimi podatki iz točke 1. Navodila ter pravice in obveznosti naročnika so opisani v točkah 2 in 6–8 ter pogojih storitve.
Priloga II — Tehnični in organizacijski ukrepi
- HTTPS za povezave med odjemalcem in storitvijo. Dokumenti so shranjeni v zasebni objektni shrambi s pooblaščenim dostopom; ni javnega vsebnika dokumentov ali trajnega javnega naslova za prenos.
- Strežniško preverjanje lastništva; naključne poverilnice za dostop, shranjene v obliki zgoščenih vrednosti, časovno omejene povezave za preverjanje e-pošte in sejni piškotki HttpOnly. Ločene poverilnice za skrbnika in izvajalca produkcijskih opravil.
- Omejitve nalaganja, strežniška preverjanja formata in strani, omejitve pogostosti zahtev ter preverjanja istega izvora pri spremembah prek brskalnika. Vsebina dokumentov se obravnava kot nezaupanja vreden vhod.
- Časovno omejeni prevzemi opravil iz čakalne vrste in datoteke, vezane na posamezen poskus, preprečujejo, da bi zastarela obdelava sprostila datoteke. Plačilo se potrdi s preverjenim spletnim klicem ponudnika (webhook), preden se dostavijo celotne datoteke.
- Tehnično preverjanje, neodvisen pregled z umetno inteligenco in zabeležena človeška odločitev o dobavi. Za semantično dostopnost ostaja potreben človeški pregled.
- Določeni roki poteka in načrtovan izbris; začasne lokalne delovne mape se odstranijo po vsakem opravilu. Pogovori pri ponudnikih in preostala hramba sledijo dokumentiranim navodilom za izbris.
- Zaupnost, dostop z najmanjšimi potrebnimi pravicami, odzivanje na incidente, preverjanje dobaviteljev in pregled nastavitev računov. Ne trdimo, da ima AccessibilityPDF certifikat ISO 27001 ali poročilo o preverjanju SOC 2.
Ti ukrepi se uporabljajo sorazmerno z dogovorjeno obdelavo. Bistveno spremembo ali dodatno zahtevo je treba dogovoriti pred zadevno obdelavo.
Priloga III — Ponudniki in zaščitni ukrepi za prenose
Register podobdelovalcev in prenosov na /sl/subprocessors je sestavni del te DPA. Celotno sprejeto besedilo je vključeno v prenosljiv posnetek pogodbe, zato poznejše spremembe spletnega mesta ne spreminjajo sprejetega seznama. Ponudniki prejmejo le podatke, potrebne za določeno nalogo; ponudniki plačilnih in e-poštnih storitev vsebine PDF ne potrebujejo. OpenAI pomaga pri oceni obsega pred ponudbo s fiksno ceno ter pri izvedbi prilagoditve dostopnosti in pregledu po naročilu. Programska koda izračuna okvirno ceno in zneske fiksne ponudbe. Izvajalec lahko Anthropic uporablja za podprto prilagajanje v istem pogodbenem obsegu.