1. Strane, uloge i sporazum
Ovaj DPA sklapa se elektronički između klijenta navedenog u evidenciji prihvaćanja i društva Martin Schrammel AB, 559591-7377, Björnsonsgatan 147, 168 43 Bromma, Švedska. martin@accessibilitypdf.com. Evidencija sadrži pravni naziv klijenta, adresu i državu, neobavezni registracijski broj, predstavnika, kontaktni e-mail, ulogu, vrijeme prihvaćanja i verziju dokumenta. Ti podaci dopunjuju Prilog I. u nastavku. Pružatelj nudi ovaj DPA tako što ga stavlja na raspolaganje uz mehanizam prihvaćanja. Predstavnik prihvaća u ime klijenta aktivnim označavanjem polja koje nije unaprijed označeno i slanjem obrasca.
Klijent djeluje kao voditelj obrade ili kao izvršitelj koji nas angažira kao podizvršitelja obrade uz ovlaštenje voditelja obrade. Mi djelujemo kao izvršitelj ili podizvršitelj za osobne podatke unutar dokumenata. Za vlastite kontaktne, ugovorne, naplatne i sigurnosne evidencije djelujemo kao voditelj obrade prema obavijesti o privatnosti. Nakon prihvaćanja DPA obuhvaća besplatnu procjenu i plaćeni rad.
2. Dokumentirane upute
Podatke iz dokumenata obrađujemo samo prema dokumentiranim uputama: pohrana, tehničko izdvajanje, AI-procjena opsega i izrada ponude prema pravilima, a nakon narudžbe prilagodba pristupačnosti uz pomoć umjetne inteligencije, pregled, isporuka, podrška i brisanje u okviru dogovorene usluge. Ne koristimo ih za oglašavanje, treniranje modela ili nepovezan razvoj proizvoda. Evidencija prijenosa, narudžba usluge i naknadno dogovorene pisane upute čine upute.
Odmah obavještavamo klijenta ako smatramo da uputa krši primjenjive propise o zaštiti podataka i obustavljamo dotičnu obradu do razjašnjenja. Ako zakon nalaže drugu obradu, obavještavamo klijenta prije njezina početka osim ako zakon to zabranjuje zbog važnih razloga javnog interesa.
3. Osobe i sigurnost
Podacima dokumenata smiju pristupati samo ovlaštene osobe obvezane na povjerljivost. Održavamo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere prema članku 32. GDPR-a, uzimajući u obzir rizik, najnovija dostignuća i prirodu podataka. Prilog II. opisuje kontrole usluge. Redovito provjeravamo pristupe, testiramo oporavak i brisanje te otklanjamo ranjivosti. Zaštitu ne smanjujemo bitno tijekom aktivnog angažmana.
4. Podizvršitelji obrade
Klijent daje opće pisano odobrenje za pružatelje i svrhe u prihvaćenom Prilogu III. Na njih prenosimo obveze zaštite podataka koje pružaju zaštitu iz članka 28. i ostajemo odgovorni za njihovo ispunjavanje tih obveza. O namjeravanom dodavanju ili zamjeni koja utječe na podatke dokumenata šaljemo obavijest najmanje 30 dana unaprijed na kontaktni e-mail ugovora, omogućujući obrazložen prigovor na temelju zaštite podataka.
S klijentom radimo na rješavanju prigovora, koristimo razumnu alternativu ili omogućujemo raskid pogođenog nedovršenog posla bez naknade i povrat unaprijed plaćenog neisporučenog dijela. Ne usmjeravamo njegove podatke spornom novom pružatelju dok prigovor nije riješen. Promjene ugovora pružatelja s kraćim rokom obavijesti zahtijevaju obustavu pogođene obrade ako ne možemo održati ovu obvezu. Nova lista na web-stranici sama po sebi ne zamjenjuje obavijest postojećem klijentu.
5. Međunarodni prijenosi
Usluga ne jamči obradu isključivo u EGP-u. Odobreni pružatelji mogu obrađivati podatke u Sjedinjenim Američkim Državama i drugim državama navedenim u Prilogu III. Prije prijenosa koji podliježe ograničenjima utvrđujemo primjenjivu osnovu na temelju odluke o primjerenosti ili relevantne standardne ugovorne klauzule EU-a iz 2021. (SCC), ispunjavamo potrebne priloge te prema potrebi procjenjujemo odredište i dopunske mjere. Na zahtjev dajemo informacije o primjenjivim zaštitnim mjerama i njihov primjerak ili način pribavljanja, uz razmjerna zacrnjenja radi drugih klijenata ili sigurnosti.
Polje prihvaćanja pri prijenosu nije privola prema članku 49. GDPR-a i ne može ozakoniti inače nezakonit prijenos. Odnos klijenta i pružatelja u EGP-u uređuje ovaj DPA prema članku 28. Kada daljnji prijenos zahtijeva SCC, relevantni izvoznik i uvoznik moraju biti vezani odgovarajućim modulom, uključujući Modul 3 za prijenose između izvršitelja obrade, ili se mora primjenjivati valjana odluka o primjerenosti. Nikakav posebno napisan tekst SCC-a u ovim uvjetima ne zamjenjuje klauzule Komisije.
6. Pomoć i incidenti
Uzimajući u obzir prirodu obrade, pomažemo klijentu sa zahtjevima za pristup, ispravak, brisanje, ograničenje, prenosivost i prigovor te sa sigurnosnim obvezama, procjenama učinka i prethodnim savjetovanjem prema člancima 32.–36. Bez odgode prosljeđujemo zahtjev primljen izravno od ispitanika i ne odgovaramo u ime klijenta osim po uputi ili zakonskoj obvezi.
Klijenta obavještavamo bez nepotrebnog odgađanja nakon saznanja o povredi osobnih podataka koja utječe na njegove podatke. Početnu obavijest ne odgađamo do utvrđivanja svih činjenica. Kako informacije postaju dostupne, navodimo prirodu povrede, kategorije i približan broj osoba i zapisa, kontaktne podatke, vjerojatne posljedice, poduzete ili predložene mjere i ažuriranja. Čuvamo potrebne dokaze, pomažemo u ublažavanju posljedica i obavještavanju od strane klijenta te dokumentiramo svoj odgovor.
7. Informacije, revizije i troškovi
Dajemo informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti s ovim DPA-om te omogućujemo revizije, uključujući inspekcije, koje provodi klijent ili neovisni revizor kojeg je ovlastio, i doprinosimo im. Postojeća izvješća mogu se koristiti kada su dovoljna. Primjenjuju se razuman rok najave, povjerljivost i zaštita drugih klijenata, bez sprečavanja djelotvorne revizije, hitnog pregleda incidenta ili pristupa regulatora. Standardna pomoć i dokazi su uključeni. Razumnu naknadu za izniman posao na zahtjev klijenta dogovaramo unaprijed; pomoć potrebna zbog naše povrede obveza je besplatna.
8. Povrat, brisanje i trajanje
Ovaj DPA počinje prihvaćanjem i traje dok mi ili naši podizvršitelji obrađujemo podatke iz dokumenata klijenta. Klijent po prestanku može zatražiti povrat ili brisanje; isporuka za preuzimanje uobičajen je način povrata. Dokumenti bez narudžbe istječu nakon 24 sata i brišu se u sljedećem ciklusu održavanja. Nepotvrđene narudžbe istječu nakon sedam dana; otkazane narudžbe uklanjaju se unutar jednog dana od otkazivanja. Neplaćeni pretpregledi istječu nakon 30 dana; dokumenti plaćenih narudžbi istječu 30 dana nakon plaćanja.
Brišemo aktivne kopije usluge i upućujemo relevantne pružatelje da izbrišu svoje kopije, osim ako zakon zahtijeva zadržavanje. Izdvojene sigurnosne kopije i sigurnosne evidencije pružatelja mogu ostati tijekom njihova dokumentiranog, ograničenog razdoblja zadržavanja, uz upotrebu ograničenu na tu svrhu i kontroliran pristup; objavljujemo značajne iznimke i potvrđujemo brisanje na zahtjev. Lokalne radne kopije uklanjaju se nakon svakog posla, uključujući neuspjele poslove. Zadržavanje radi pravnih razloga mora biti određeno, dokumentirano i ograničeno; zadržani podaci ne smiju se ponovno koristiti. Odvojene ugovorne i financijske evidencije opisane u obavijesti o privatnosti ne opravdavaju čuvanje sadržaja dokumenata.
Prilog I. — Pojedinosti obrade
Predmet: preneseni poslovni PDF-ovi i izvedeni sadržaj, pristupačni PDF-ovi, uzorci stranica i izvješća o pregledu. Svrha: besplatna ponuda i naručena usluga pristupačnosti. Priroda: primitak, pohrana, izdvajanje, analiza, strukturiranje, tekstualne alternative, usporedba, pregled, prijenos i brisanje. Učestalost: po prenesenom dokumentu i narudžbi. Trajanje: kako je navedeno u odjeljku 8.
Ispitanici: autori, osoblje, poslovni kontakti, klijenti, dobavljači, službenici i osobe navedene u uobičajenim poslovnim publikacijama. Vrste podataka: imena, poslovni kontaktni podaci, uloge, pripadnosti, potpisi u uobičajenim poslovnim publikacijama i podaci o profesionalnoj biografiji koji se usputno pojavljuju u dokumentima. Posebne kategorije, podaci o kaznenim djelima i ostali isključeni podaci prema uvjetima usluge nisu dopušteni. Ako predviđeni ispitanici ili kategorije izlaze izvan ovog opisa, kontaktirajte nas radi dogovora o izmjeni prije prijenosa.
Evidencija prihvaćanja identificira klijenta, njegova predstavnika i ulogu prema GDPR-u. Martin Schrammel AB je pružatelj, s kontaktnim podacima u odjeljku 1. Upute te prava i obveze klijenta opisani su u odjeljcima 2. i 6.–8. te uvjetima usluge.
Prilog II. — Tehničke i organizacijske mjere
- HTTPS za veze klijenata i usluge. Dokumenti se pohranjuju u privatnoj objektnoj pohrani s ovlaštenim pristupom; nema javnog spremnika dokumenata ni trajnog javnog URL-a za preuzimanje.
- Provjera vlasništva na poslužitelju; nasumične pristupne vjerodajnice pohranjene kao sažeci, vremenski ograničene poveznice za potvrdu e-pošte i HttpOnly sesijski kolačići. Odvojene vjerodajnice administratora i proizvodnog radnika.
- Ograničenja prijenosa, provjere formata i stranica na poslužitelju, ograničenja učestalosti zahtjeva i provjere istog izvora za promjene iz preglednika. Sadržaj dokumenta tretira se kao nepouzdan unos.
- Vremenski ograničene rezervacije poslova u redu i artefakti pojedinog pokušaja sprečavaju objavu datoteka iz zastarjele obrade. Plaćanje potvrđuje provjereni webhook pružatelja prije isporuke cijelih datoteka.
- Tehnička validacija, neovisan pregled umjetnom inteligencijom i zabilježena ljudska odluka o isporuci. Ljudski pregled ostaje nužan za semantičku pristupačnost.
- Definirani rokovi isteka i planirano brisanje; privremene lokalne radne mape uklanjaju se nakon svakog posla. Razgovori kod pružatelja i preostalo zadržavanje slijede dokumentirane upute za brisanje.
- Povjerljivost, minimalna potrebna ovlaštenja, odgovor na incidente, provjere dobavljača i pregled postavki računa. Ne tvrdimo da AccessibilityPDF ima certifikat ISO 27001 ili potvrdu SOC 2.
Te se mjere primjenjuju razmjerno dogovorenoj obradi. Bitne promjene ili dodatni zahtjevi moraju se dogovoriti prije pogođene obrade.
Prilog III. — Pružatelji i zaštitne mjere prijenosa
Registar podizvršitelja i prijenosa na /hr/subprocessors dio je ovog DPA-a. Njegov puni prihvaćeni tekst uključen je u kopiju ugovora za preuzimanje, pa kasnije promjene web-stranice ne mijenjaju prihvaćeni popis. Pružatelji dobivaju samo podatke potrebne za navedeni zadatak; pružateljima platnih usluga i e-pošte nije potreban sadržaj PDF-a. OpenAI pomaže u procjeni opsega prije fiksne ponude te u proizvodnji pristupačnih dokumenata i pregledu nakon narudžbe. Kod izračunava preliminarnu cijenu i iznos fiksne ponude. Operater može koristiti Anthropic za pomoć pri prilagodbi unutar istog ugovorenog opsega.