1. Strany, roly a dohoda
Táto DPA sa uzatvára elektronicky medzi zákazníkom uvedeným v zázname prijatia a Martin Schrammel AB, 559591-7377, Björnsonsgatan 147, 168 43 Bromma, Švédsko. martin@accessibilitypdf.com. Záznam obsahuje právny názov zákazníka, adresu a krajinu, prípadné registračné číslo, zástupcu, kontaktný e-mail, rolu, čas prijatia a verziu dokumentu. Tieto údaje dopĺňajú prílohu I. Dodávateľ ponúka DPA jej sprístupnením s mechanizmom prijatia. Zástupca ju prijíma za zákazníka aktívnym označením predvolene nezaškrtnutého políčka a odoslaním.
Zákazník je prevádzkovateľom údajov alebo sprostredkovateľom, ktorý nás so súhlasom prevádzkovateľa poveruje ako ďalšieho sprostredkovateľa. Pri osobných údajoch v dokumentoch konáme ako sprostredkovateľ alebo ďalší sprostredkovateľ. Pri vlastných kontaktných, zmluvných, fakturačných a bezpečnostných záznamoch sme prevádzkovateľom podľa oznámenia o súkromí. Po prijatí DPA zahŕňa bezplatné posúdenie aj platenú prácu.
2. Zdokumentované pokyny
Údaje dokumentov spracúvame iba podľa zdokumentovaných pokynov: uloženie, technická extrakcia, posúdenie rozsahu s podporou AI a výpočet ponuky podľa pravidiel, po objednaní nasledované sprístupnením s pomocou AI, kontrolou, dodaním, podporou a vymazaním v rámci dohodnutej služby. Nepoužívame ich na reklamu, trénovanie modelov ani nesúvisiaci vývoj produktov. Pokyny tvorí záznam nahratia, objednávka a neskoršie dohodnuté písomné pokyny.
Ak sa domnievame, že pokyn porušuje príslušné právo ochrany údajov, okamžite zákazníka informujeme a dotknutú operáciu pozastavíme do vyjasnenia. Ak zákon vyžaduje iné spracúvanie, informujeme vopred, pokiaľ to nezakazuje z dôležitých dôvodov verejného záujmu.
3. Osoby a bezpečnosť
K údajom dokumentov môžu pristupovať len oprávnené osoby viazané mlčanlivosťou. Udržiavame primerané technické a organizačné opatrenia podľa článku 32 GDPR s ohľadom na riziko, stav techniky a povahu údajov. Príloha II uvádza kontrolné opatrenia služby. Pravidelne preverujeme prístupy, testujeme obnovu a mazanie a riešime zraniteľnosti. Počas aktívnej zákazky ochranu podstatne neznižujeme.
4. Ďalší sprostredkovatelia
Zákazník udeľuje všeobecné písomné povolenie pre poskytovateľov a účely v prijatej prílohe III. Ukladáme im povinnosti zabezpečujúce ochranu podľa článku 28 a zodpovedáme za ich plnenie. Plánované pridanie alebo nahradenie ovplyvňujúce údaje dokumentov oznamujeme aspoň 30 dní vopred na kontaktný e-mail dohody, s možnosťou odôvodnenej námietky týkajúcej sa ochrany údajov.
So zákazníkom riešime námietku, použijeme primeranú alternatívu alebo umožníme bezplatné ukončenie dotknutých nedokončených prác a vrátime predplatenú nedodanú časť. Kým námietka nie je vyriešená, údaje neposielame spornému novému poskytovateľovi. Zmeny zmlúv poskytovateľov s kratším oznámením vyžadujú pozastavenie spracúvania, ak tento záväzok nemôžeme zachovať. Nový zoznam na webe sám nenahrádza oznámenie existujúcemu zákazníkovi.
5. Medzinárodné prenosy
Služba nesľubuje spracúvanie len v EHP. Schválení poskytovatelia môžu spracúvať údaje v USA a ďalších krajinách z prílohy III. Pred prenosom podliehajúcim obmedzeniam stanovíme vhodný základ primeranosti alebo príslušné štandardné zmluvné doložky EÚ z roku 2021 (SCC), doplníme požadované prílohy a podľa potreby posúdime cieľovú krajinu a doplnkové opatrenia. Na požiadanie poskytneme informácie o zárukách a kópiu alebo spôsob získania, s primeraným zakrytím na ochranu iných zákazníkov či bezpečnosti.
Políčko pri nahrávaní nie je súhlasom podľa článku 49 GDPR a nemôže legalizovať inak nezákonný prenos. Vzťah zákazník–dodávateľ v EHP sa riadi touto DPA podľa článku 28. Ak ďalší prenos vyžaduje SCC, vývozca a dovozca musia byť viazaní príslušným modulom vrátane modulu 3 pre prenosy medzi sprostredkovateľmi, alebo musí existovať platný základ primeranosti. Vlastný text SCC v podmienkach nenahrádza doložky Komisie.
6. Súčinnosť a incidenty
S ohľadom na povahu spracúvania pomáhame zákazníkovi so žiadosťami o prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť a námietkami, ako aj s bezpečnostnými povinnosťami, posúdením vplyvu a predchádzajúcimi konzultáciami podľa článkov 32–36. Žiadosť prijatú priamo od dotknutej osoby bezodkladne postúpime a neodpovedáme za zákazníka bez pokynu alebo zákonnej povinnosti.
O porušení ochrany osobných údajov zákazníka ho informujeme bez zbytočného odkladu po tom, čo sa o ňom dozvieme. Prvé oznámenie neodkladáme do zistenia všetkých skutočností. Postupne poskytujeme povahu porušenia, kategórie a približné počty osôb a záznamov, kontakty, pravdepodobné následky, prijaté alebo navrhované opatrenia a aktualizácie. Uchovávame potrebné dôkazy, pomáhame zmierniť následky a s oznámeniami zákazníka a dokumentujeme reakciu.
7. Informácie, audity a náklady
Poskytujeme informácie potrebné na preukázanie súladu s DPA a umožňujeme audity vrátane inšpekcií zákazníkom alebo ním povereným nezávislým audítorom a prispievame k nim. Existujúce správy možno použiť, ak postačujú. Platí primerané oznámenie, dôvernosť a ochrana iných zákazníkov bez bránenia účinnému auditu, naliehavému preskúmaniu incidentu alebo prístupu úradov. Bežná súčinnosť a doklady sú zahrnuté. Primeraný poplatok za mimoriadne práce vyžiadané zákazníkom dohodneme vopred; pomoc potrebná pre naše porušenie je bezplatná.
8. Vrátenie, vymazanie a trvanie
DPA sa začína prijatím a trvá, kým my alebo naši ďalší sprostredkovatelia spracúvame údaje dokumentov zákazníka. Pri ukončení môže zákazník žiadať vrátenie alebo vymazanie; bežným vrátením je dodanie na stiahnutie. Dokumenty bez objednávky vypršia po 24 hodinách a odstránia sa pri ďalšej údržbe. Neoverené objednávky vypršia po siedmich dňoch; zrušené sa odstránia do jedného dňa od zrušenia. Nezaplatené náhľady vypršia po 30 dňoch; dokumenty zaplatených objednávok 30 dní po platbe.
Vymažeme aktívne kópie služby a nariadime príslušným poskytovateľom vymazanie ich kópií, pokiaľ uchovanie nevyžaduje zákon. Oddelené zálohy a bezpečnostné záznamy poskytovateľov môžu zostať počas ich zdokumentovanej obmedzenej lehoty, s použitím len na daný účel a riadeným prístupom; podstatné výnimky oznámime a vymazanie na požiadanie potvrdíme. Lokálne pracovné kópie sa odstránia po každej úlohe vrátane neúspešnej. Uchovanie z právnych dôvodov musí byť konkrétne, zdokumentované a obmedzené; údaje sa nesmú opätovne použiť. Oddelené zmluvné a finančné záznamy z oznámenia o súkromí neodôvodňujú uchovanie obsahu dokumentov.
Príloha I — Podrobnosti spracúvania
Predmet: nahrané firemné PDF a odvodený obsah, prístupné PDF, ukážky strán a kontrolné správy. Účel: bezplatná ponuka a objednaná služba prístupnosti. Povaha: prijatie, uloženie, extrakcia, analýza, štruktúrovanie, textové alternatívy, porovnanie, kontrola, prenos a vymazanie. Frekvencia: na nahraný dokument a objednávku. Trvanie: podľa časti 8.
Dotknuté osoby: autori, pracovníci, obchodné kontakty, zákazníci, dodávatelia, úradníci a osoby uvedené v bežných firemných publikáciách. Typy údajov: mená, profesijné kontakty, roly, príslušnosť k organizáciám, podpisy v bežných firemných publikáciách a profesijné životopisné údaje náhodne obsiahnuté v dokumentoch. Osobitné kategórie, trestné údaje a iné údaje vylúčené podmienkami nie sú povolené. Ak zamýšľané osoby alebo kategórie presahujú opis, pred nahraním nás kontaktujte na dohodnutie zmeny.
Záznam prijatia identifikuje zákazníka, zástupcu a rolu podľa GDPR. Dodávateľom je Martin Schrammel AB s kontaktmi v časti 1. Pokyny a práva a povinnosti zákazníka popisujú časti 2 a 6–8 a podmienky služby.
Príloha II — Technické a organizačné opatrenia
- HTTPS pre spojenia klientov a služby. Dokumenty v súkromnom objektovom úložisku s oprávneným prístupom; žiadny verejný kontajner dokumentov ani trvalá verejná URL na stiahnutie.
- Kontroly vlastníctva na serveri; hašované náhodné prístupové údaje, časovo obmedzené e-mailové overovacie odkazy a relačné cookies HttpOnly. Oddelené údaje pre správcu a produkčné procesy.
- Limity nahrávania, serverové kontroly formátu a strán, obmedzenie frekvencie a kontroly rovnakého pôvodu pri meniacich požiadavkách prehliadača. Obsah dokumentu sa považuje za nedôveryhodný vstup.
- Dočasné rezervácie frontu a artefakty jednotlivých pokusov bránia uvoľneniu súborov zastaraným spracovaním. Platbu potvrdí overený webhook poskytovateľa pred dodaním úplných súborov.
- Technická validácia, nezávislá kontrola AI a zaznamenané ľudské rozhodnutie o vydaní. Pri sémantickej prístupnosti zostáva ľudská kontrola potrebná.
- Určené vypršanie a plánované mazanie; dočasné lokálne pracovné priečinky sa odstránia po každej úlohe. Konverzácie u poskytovateľov a zvyškové uchovanie podliehajú zdokumentovaným pokynom na mazanie.
- Dôvernosť, najmenšie potrebné oprávnenia, reakcia na incidenty, kontroly dodávateľov a nastavení účtov. Netvrdíme, že AccessibilityPDF má certifikáciu ISO 27001 alebo atestáciu SOC 2.
Opatrenia sa používajú primerane dohodnutému spracúvaniu. Podstatná zmena alebo dodatočná požiadavka sa musí dohodnúť pred dotknutým spracúvaním.
Príloha III — Poskytovatelia a záruky prenosu
Register ďalších sprostredkovateľov a prenosov na /sk/subprocessors je súčasťou DPA. Úplný prijatý text je v kópii dohody na stiahnutie, aby neskoršie zmeny webu nemenili prijatý zoznam. Poskytovatelia dostávajú len údaje potrebné na úlohu; poskytovatelia platieb a e-mailu nepotrebujú obsah PDF. OpenAI podporuje posúdenie rozsahu pred pevnou ponukou a tvorbu prístupného dokumentu a kontrolu po objednaní. Kód vypočíta predbežnú cenu a sumy pevnej ponuky. Prevádzkovateľ služby môže použiť Anthropic na asistované úpravy v rovnakom zmluvnom rozsahu.