Vanliga PDF-fel – och rättningar som bara ser rätt ut

När en kontroll visar ett fel är det frestande att leta efter den snabbaste ändringen som får markeringen att försvinna. Men en teknisk rapport beskriver inte alltid hela användarproblemet. Börja därför med att formulera vad läsaren behöver kunna göra på den aktuella platsen.

För en rubrik är uppgiften att hitta och förstå ett avsnitt. För en tabell är den att tolka och jämföra värden. För ett diagram är den att få tillgång till samma viktiga information som bilden förmedlar. När uppgiften är tydlig går det att bedöma om rättningen hjälper eller bara ändrar rapporten.

Leta sedan efter grundorsaken. Ett upprepat fel kan komma från en exportinställning, en formatmall eller en missförstådd innehållstyp. Rättar du orsaken kan flera brister försvinna samtidigt. Gör du bara lokala namnbyten kan du i stället skapa en skenbart ordnad struktur som inte motsvarar texten.

Anta att en tabell har felaktiga taggar. Någon gör om allt till vanliga stycken, vilket tar bort en tabellspecifik varning. Rapporten får färre fel, men läsaren kan ha förlorat möjligheten att navigera i tabellen. Det är därför rättningen måste bedömas mot innehållets funktion.

Detta är ett konstruerat felscenario. Det beskriver inte ett mätresultat från något namngivet verktyg.

En rapport har tio mellanrubriker som ser likadana ut. Sex visas i skärmläsarens rubriklista och fyra saknas. Den första frågan är om de fyra verkligen har samma semantiska format i originalet. De kan ha skapats genom att kopiera utseendet, medan de övriga använder en rubrikformatmall.

Rättningen börjar då i originalet: ge de fyra rätt rubrikformat, kontrollera nivån och exportera på nytt. I PDF:en kontrollerar du både att alla tio går att hitta och att ingen vanlig ingress blivit rubrik av misstag. En fullständig rubriklista ska beskriva dokumentets disposition, inte vara en samling all stor text.

Om originalet saknas kan rättningen behöva göras i PDF-strukturen. Principen är densamma: identifiera rätt innehåll, tilldela rätt roll och nivå och pröva navigationen. Anteckna vilket problem originalet sannolikt har så att nästa utgåva inte upprepar det.

• Finns samma information kvar?
• Har läsaren fått en bättre möjlighet att hitta, förstå eller använda den?
• Har den slutliga filen kontrollerats med en metod som kan upptäcka just detta fel?

Om reparationen kräver att du gissar tabellens betydelse, skriver om en juridisk instruktion eller tolkar en oläslig siffra ska dokumentägaren avgöra uppgiften. Teknisk säkerhet och ett trovärdigt tonfall kan inte ersätta sakunderlaget.

Skilj också ett dokumentfel från en ofullständig undersökning. Om du inte har provat formuläret ska status vara ”inte kontrollerat”, inte ”fungerar” och inte ”felaktigt”. Om testverktyget avbryts behöver körningen utredas innan dokumentet bedöms. Tydliga statusord gör det möjligt att arbeta vidare utan att gissa vad tidigare anteckningar betyder.